Factores para asegurar la implementación de un ERP en cada fase del proyecto

Durante la implementación de un ERP, se considera imprescindible identificar factores críticos que tienen impacto definitivo en el éxito del proyecto. ¿qué os parece si analizamos estos factores?, fase a fase, y, además, ofrecemos algunos consejos para garantizar el éxito.

Aun cuando existen beneficios perceptibles y apreciables, derivados de la implementación de un ERPEnterprise Resource Planning -, a menudo se presentan indicios de fracaso de los proyectos. Es vital detectar y analizar los factores críticos.

Cualquier sistema puede llegar a ser tan bueno como su implementación.

Implementación de un ERP – Las fases del proyecto

En algunas empresas las fases de implementación de un ERP pueden ser más que en otras pero usualmente, se lleva a cabo mediante el desarrollo de las siguientes fases:

Planificación

En esta etapa, el factor de éxito relevante es la evaluación y validación de los indicadores de rendimiento – KPI -. Es en este punto en el que comprobamos los beneficios del sistema y el cumplimiento de los indicadores clave que han sido definidos durante la selección del software a implementar.

Los KPI deben cumplir con algunos requisitos: ser realistas, alcanzables, medibles y relevantes. Los KPI son los indicadores que permitirán en el futuro, monitorear y realizar seguimiento continuo al proyecto y saber si se obtienen los beneficios esperados.

Diseño

Tal vez, esta es la fase más dinámica dentro de la implementación. En ella se diseñan y se crea el Process Maping. En esta fase, lo más importante es confirmar la viabilidad técnica de los requisitos ofrecida por la solución y adaptación necesaria para cubrir los factores críticos.

Una buena idea para este momento puede ser proporcionar al proveedor del ERP el plan de negocios de la empresa. Así, este puede configurar el sistema de tal forma que satisfaga las necesidades reales de la organización.

Configuración

En esta fase el software ERP se configura para cumplir con los requisitos específicos de la empresa. Pero también se realizan las pruebas unitarias, que son el factor crítico de éxito relevante en esta etapa.

Las pruebas deben ser rigurosas y considerar los peores escenarios. Cuanto más exigente sea la prueba, menor será la posibilidad de fallo en la práctica. Aunque esta tarea corresponden al desarrollador, finalmente quien las avala y califica es la empresa que implementa el ERP.

Prueba de calidad

Las pruebas de calidad, diferentes a las pruebas unitarias, son por supuesto un factor de éxito crítico. De ellas, tenemos cuatro modalidades:

  •       Procesos.
  •       Integración de sistemas.
  •       Aceptación del usuario.
  •        Pruebas de rendimiento.

El número de pruebas que se realizan puede llegar a cien, mil o diez mil. La media de casos aprobados es el factor determinante para considerar satisfactorias las pruebas. Por supuesto, la cantidad de fallos relevantes y críticos, puede inclinar la balanza hacia un desenlace poco satisfactorio de la implementación.

La implementación en sí

En esta etapa abordamos un plan de transición que permita la migración sin contratiempos para la empresa. Es preciso determinar los pasos y los procesos necesarios para que el equipo de implementación comience la tarea. Cuanto más detallado es el plan, mayores probabilidades de éxito tiene el proyecto. Por ejemplo, es importante incluir a los empleados a los que se les asigna alguna responsabilidad, qué tarea deben desarrollar y cuándo deben haberla finalizado.

Otro factor de éxito en esta fase de la implementación es la formación para los usuarios finales. Esta es además, una forma de superar la resistencia de los empleados a la nueva tecnología.

Optimización

Un factor decisivo en la implementación de un ERP es la evaluación comparativa del rendimiento. Aunque se hayan realizado pruebas unitarias y pruebas de calidad en fases anteriores, la prueba definitiva es la que practican los usuarios en entornos reales. Continuar el seguimiento y la mejora después de la puesta en marcha resulta crucial para potenciar los beneficios del ERP.

Consejos para la implementación de un ERP

Además de lo anterior, existen algunas recomendaciones que ayudan a lograr mejores resultados en una implementación de un ERP:

1. Define objetivos concretos

El software ERP debe adaptarse al negocio, pero solo puede hacerlo si se sabe lo que la empresa quiere lograr con él. Por lo tanto, es necesario definir los objetivos de negocio y asegurarse de que la estrategia de implementación de un ERP se adapta a dichos objetivos. Hay que tener cuidado de no cometer el error de implementar funciones que parecen atractivas pero que no ofrecen beneficios significativos para el negocio.

2. Pon el foco en la planificación

Junto a una visión clara de los objetivos que se persiguen se encuentra la planificación para llevar a cabo la implementación. ERP es un producto de software complejo que llevará tiempo en integrarse con el negocio.

Por ello, es necesario programar suficiente tiempo para cada paso, asegurarse de que los hitos importantes tengan prioridad y administrar los cronogramas estrictamente.

Las habilidades de gestión de proyectos son esenciales y vale la pena contratar estas habilidades si tu personal actual no tiene la experiencia necesaria.

3. Haz un presupuesto riguroso

La implementación conlleva varios niveles de costes que incluyen, por ejemplo, las tarifas de licencia de software o la asesoría de un consultor, si fuese necesaria. Otros costes derivan del tiempo dedicado por el personal interno o cualquier interrupción del negocio durante la implementación.

Hay que considerar todos esos gastos asociados para que la falta de recursos no obstaculice la implementación.

4. Selecciona el socio ERP adecuado

Hay dos factores para acertar en el proceso de selección. Primero, una empresa debe buscar expertos en ERP que tengan una amplia experiencia en implementación de este tipo de soluciones, en lugar de experiencia únicamente en software.

Además, ese socio de confianza para ayudarte con la implementación debe comprender tu negocio, incluidas las verticales en las que operas y tus clientes.

5. Asegurar que todos estén a bordo

La implementación de ERP puede traer cambios desafiantes a las operaciones diarias, particularmente si nunca se ha empleado un ERP antes en la organización.

El personal debe adaptarse a este cambio y lo hará con mayor facilidad si se siente motivado y forma parte del proceso. La comunicación es la clave, por lo que debe establecerse una estrategia de comunicación que garantice una participación integral.

6. Cuidado con las personalizaciones

Puede ser tentador ajustar los sistemas ERP hasta el código fuente, pero cuanto más ajustes se realicen, más difícil serán los futuros cambios y actualizaciones. Cuando se lance una nueva versión de esa solución tecnológica, es posible que se deba volver a implementar y probar cada personalización. Por tanto, haz cambios solo donde resulte esencial.

7. Considera un enfoque por etapas

En lugar de intentar desplegar toda la implementación de una vez, una implementación paso a paso puede ayudar a evitar contratiempos importantes mientras permite a la empresa diagnosticar problemas potenciales desde el principio.

8. Hacer pruebas a lo largo de todo el proceso de implementación

Corregir el curso una vez que la implementación esté casi completa puede ser costoso y llevar mucho tiempo.

Siempre que sea posible, es recomendable probar el software y los procesos para ver si la implementación está logrando lo que debería ser durante todo el período de implementación.

9. No subestimar la importancia de la formación

La gestión del cambio muchas veces encuentra obstáculos cuando los usuarios tiene que usar nuevas herramientas software en su día a día.

A menudo se trata simplemente de un obstáculo de formación. Afianzar la implementación de un ERP también tiene un pilar importante en una fase extensiva de formación a los usuarios finales.

La formación aumenta el compromiso y reduce la frustración del personal, beneficiando rápidamente la productividad.

10. Ajustes y mantenimiento continuos

Pocos proyectos ERP consiguen todo desde el principio. En cambio, las implementaciones de ERP evolucionan, ajustándose a la realidad sobre el terreno.

Evaluar y hacer mejoras de forma continua ayuda a mejorar los proyectos ERP una vez que está en funcionamiento.

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