La hostelería está evolucionando y cambiando rápidamente. En 2020 tuvimos que vivir una situación que cambió los hábitos de consumo de la sociedad en todos los aspectos. Por eso los negocios tuvieron que adaptarse e incorporar medidas que se han quedado actualmente en la hostelería.
Gestionar las temporadas altas de tu negocio con tiempo es muy necesario y aunque creas que aún falta mucho para que llegue el verano, te diremos que es el momento perfecto para pensar en toda la gestión y la temporada. Todos los movimientos que hagas en tu restaurante, bar, cafetería, hotel, tienen que estar medidos y sobre todo planificados.
La digitalización de la hostelería no es una moda, ni un proceso solo para grandes empresas. Es aconsejable para cualquier negocio hostelero, sea cual sea la productividad y el tamaño. En este artículo veremos 4 claves para automatizar y preparar tu negocio de hostelería.
¡Sigue leyendo!
No pierdas más comandas, busca un TPV todo en uno
Tener muchos pedidos es una señal muy positiva para cualquier negocio, pero también puede ser un desafío administrar tantos, o incluso peor, que se pierdan algunos pedidos. Lo primero que hay que pensar es en cómo recibes los pedidos y a dónde te llegan.
Si quieres emprender un negocio de hostelería o llevas ya muchos años gestionando uno, sabes que el TPV es la pieza más importante. Un TPV es un sistema de gestión de punto de venta formado por una pantalla (cada vez más son táctiles), un cajón portamonedas, un software que gestione todo el negocio y la impresora que emita facturas y tickets (ya no es necesaria para emitir comandas).
Tener un sistema que gestione los pedidos de manera fácil y sencilla es posible gracias a la digitalización. Las comandas las puedes tomar con un comandero móvil (comúnmente llamado PDA), o dejar que tus comensales hagan el pedido ellos mismos desde su propio móvil. Al hacer la comanda llega directamente al TPV por orden, colores por prioridad y muchas ventajas más.
¿Es lo mismo un TPV que un datáfono?
No. La diferencia entre TPV y datáfono es enorme, aunque socialmente a veces se confunde y mucha gente piensa que son lo mismo y no lo son.
Un datáfono es el dispositivo que se utiliza para cobrar a los clientes mediante una tarjeta de crédito conectándose a la pasarela de pago del banco, y un TPV es un software que se encarga de llevar a cabo las labores de venta y gestión de un negocio.
Te aconsejamos que cambies el modelo de Software basado en la información local a uno que almacene todo en la nube, ya que son mejores en muchos aspectos como poder tener acceso a la información desde cualquier lugar, no es necesario que estés justo en el dispositivo.
No tengas un TPV diferente para cada cosa
Este problema es más común de lo que pensamos y hoy en día hay soluciones que te permiten gestionar todo lo que necesitas en un único sistema, sin tener que estar pendiente a muchos softwares que están especializados en una tarea únicamente.
Contar con un TPV todo en uno tiene múltiples ventajas como las siguientes:
- Cuántas menos cosas hagas, más podrás hacer. Es decir, estar pendiente de muchos sistemas al mismo tiempo hace que seas menos productivo e inviertas más tiempo en controlar uno a uno que funciones bien y que no se quede obsoleto, a estar haciendo tareas que también necesitas controlar y no tienes tiempo.
- Unificas múltiples tareas como la gestión de comandas desde cualquier parte, gestión de empleados (horarios, vacaciones, entradas y salidas), gestión del stock y escandallo (sabes lo que tienes, lo que te falta, los platos que puedes sacar y hacer y evitar el desperdicio de alimentos), control de repartidores, etc.
- El servicio de un TPV en la nube te permite almacenar muchos datos e información con la que puedes acceder en cualquier momento desde cualquier dispositivo. Si guardas la información en un dispositivo solamente, aparte de que estás consumiendo espacio de almacenamiento, tendrías que estar siempre físicamente para ver métricas y estadísticas. Es decir, si te vas de vacaciones no sabrías qué está pasando en tu negocio, al tener un TPV bien gestionado, que sea virtual y en la nube, todos estos problemas se solucionan.
Gánate a tus clientes por los ojos
Los comensales tienen que volver a verte por lo rico que están tus platos, por lo bien que huelen tus cafés o lo grandes que son las raciones. En eso estamos todos de acuerdo, pero apostar por la transformación digital en los negocios de hostelería es una prioridad y no una opción.
Hay que ir más allá de poder ver la carta en papel plastificado o a través de un código QR (que al escanearlo nos lleva a un simple PDF que no podemos agrandar la carta digital con nuestros dedos, o no tiene suficiente calidad y nos dejamos los ojos en intentar leer lo que pone).
Mirad la diferencia con estas dos cartas:
.
A la izquierda vemos una carta con nombres de platos que no sabemos qué llevan ni sus alérgenos ni el aspecto, nada. Con tan poca información, ¿cómo quieres que lo elijan? Puede que incluso sea tu plato estrella y no haya casi demanda porque lo desconocen. Mira sin embargo la imagen de la derecha. Puedes ya imaginarte el aspecto que tendrá, los alérgenos que tiene cada plato y sus respectivas descripciones, sabiendo qué ingredientes lleva.
¿Con cuál te quedas? Esperamos que sepas elegir bien…
¿Qué son los Autopedidos?
Los Autopedidos son un sistema por el cual tus clientes pueden pedir y pagar con su propio móvil. Al escanear un código QR puesto en el lugar que tu quieras de tu negocio: en cada mesa, en la terraza, si tuvieras piscina y quieres ponerlo en cada tumbona, etc. La comanda te llegaría directamente al TPV sabiendo desde dónde te están pidiendo.
Imagínate que llegan 6 comensales y se sientan en una mesa en la terraza al sol, el bar lleno, no te has dado ni cuenta que han llegado. Si no tuvieras los autopedidos el tiempo de ser servidos podría estar por encima de la media, según este estudio de Oracle en el que los clientes se molestan por que no son atendidos en menos de 10 minutos. En cambio, con un sistema de pedidos bien gestionado te permite que estos 6 comensales pidan directamente lo que les apetece beber y comer ahorrando al equipo de sala estar a treinta cosas más.
Desde la barra o cocina solo tienen que validar el pedido y prepararlo. La comunicación con el comensal es inmediata porque verá en todo momento lo que está pasando con su pedido, si aún no lo han aceptado, si lo están preparando, cuánto tiempo le queda, si ya te lo han servido e incluso si lo has pagado o no.
En todo momento pueden llamar al camarero para hacerle cualquier consulta. Al hacerlo a través del móvil, se evitan gritos molestos tanto en sala como en cocina entre el personal de tu negocio hostelero.
¿Cómo funcionan?
Con este sistema las esperas se reducen porque tus camareros están mucho más desahogados y pueden atender mejor, así realizar tareas que no se dedican por falta de tiempo.
Del móvil del comensal a tu bolsillo
Funcionan del mismo modo que los autopedidos, cuando el comensal termine puede pagar la cuenta completa, o incluso cada persona individualmente dividir y fraccionar su pago.
Este sistema de autopago te permite que el dinero de la cuenta vaya inmediatamente a tu bolsillo sin pasar por terceros como es el caso de aplicaciones de delivery que cobran entre el 20 y 40% del importe de cada pedido, como confirma este estudio de Hostelería de Madrid. Además de la comodidad de cada mesa al poder pagar sin necesidad de esperar a que el camarero los vea, sepa que quieren cobrar, les lleve el datáfono o paguen en efectivo, etc.
El proceso sin autopago es muy largo y las esperas hacen que la experiencia del usuario se convierta en un aspecto a tener en cuenta y mejorar en un futuro. En negocios que viven de la temporada alta de verano, donde la rotación de mesas es necesaria que sea alta y atender al máximo de clientes en el menor tiempo posible para ser muy rentables, esta opción es la ideal.
Un buen cliente es aquel que repite y recomienda tu negocio por todo lo que vive dentro desde que entra hasta que sale.
En los datos está el éxito. Todo lo que no se mide no se puede mejorar.
¿Sabes qué plato es más demandado? ¿Cuánta bebida se ha consumido en este fin de semana? ¿Hay alguna pizza que no tiene salida?
Estas cuestiones y muchas más se resuelven midiendo todo y teniendo un control de datos para hacer estrategias. Si el año pasado en verano los resultados que tuviste creíste que se podían mejorar, esta es la oportunidad para medir todo y sacar buenas conclusiones.
¿Qué sistema elijo para automatizar mi negocio de hostelería?
Para empezar, tienes que buscar un sistema que se adapte a tus necesidades, y no al revés. La hostelería es exigente y tienes que estar al nivel que los comensales demandan.
En el mercado hay muchos puntos de venta accesibles, pero no cualquiera vale. Pikotea es un TPV muy completo con el que podrás llevar tu negocio este verano a un nivel superior y sacar el máximo partido a todo lo que ofreces. No es necesario invertir en hardware nuevo, porque una ventaja es que puedes utilizarlo en cualquier dispositivo con cualquier sistema operativo.
Las mejores decisiones se toman con datos. A la hora de invertir en un software es imprescindible que también incluya el servicio de atención al cliente y soporte técnico en el que nunca te sentirás solo.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es que sea tan flexible como tu negocio requiera. Es decir, si solo abres algunos meses al año, tienes que contar con un software que pagues solo por lo que usas, no todo el año completo. Además, puede que en unos meses tengas poco volumen de trabajo y vayas modificando tu tarifa según cada necesidad. Del mismo modo, puedes ampliar licencias y dispositivos cuando tengas más carga de trabajo.
En este caso, Pikotea es el mejor sistema para hostelería ya que ofrece multitud de funcionalidades y proporciona al hostelero todos estos requisitos que hemos mencionado anteriormente.
En resumen, podemos decir que, gracias a este sistema, tienes en tu poder una herramienta con la que minimizar pérdidas y aumentar los beneficios, llegando a ser imprescindible en tu negocio de hostelería en el mismo momento en que empieces a utilizarla.
Redacción del artículo: Nerea Benítez, departamento de comunicación.