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5 beneficios de la automatización de tu negocio

¿Sabías que la transformación digital ha permitido que muchos negocios logren ser más eficientes y puedan reducir costes?

Son muchas las ventajas de implementar un software de automatización para la empresa. Un CRM (customer relationship management) para gestionar toda la cartera de clientes o un sistema ERP (sistema de planificación de recursos empresariales).

A continuación te contamos qué es la automatización y cuáles son los principales beneficios de automatizar tu negocio para que veas lo importante que es dar este paso.

¡Toma nota!

¿Qué es la automatización de negocio?

Empecemos por el principio.

¿Automatización? ¿Software? ¿Digitalización de procesos? ¿CRM? ¿Sistemas ERP?

Podríamos definir la automatización de negocio como la monitorización y control de procesos (generalmente repetitivos) mediante una plataforma previamente configurada.

Es decir, establecemos cuáles son aquellas tareas que deseamos realizar de forma automática o semiautomática, configuramos preferencias, y… ¡hecho!

Concretemos un poco más para que empieces a hacerte con toda la terminología relacionada con los sistemas de automatización.

¿Qué es un CRM?

Un CRM, también conocido como Customer Relationship Management es un software informático que permite automatizar acciones de marketing y ventas relacionadas con el consumidor, tales como:

  • Segmentación de clientes.
  • Control de las bases de datos.
  • Manejo de campañas realizadas.
  • Análisis de resultados obtenidos.
  • Medición del ROI (Return of investment).

¿Sabías que el 67% de los líderes del sector del marketing utilizan una plataforma de automatización?

*Vía HubSpot.

En la imagen anterior puedes observar la automatización de un proceso en función de si un contacto abre o no un correo que ha recibido. Existen dos opciones:

  1. No lo abre:  Retrasas la siguiente acción dos días.
  2. Sí lo abre: Envías un correo para programar una reunión.

Mediante una buena configuración previa del proceso puedes lograr obtener excelentes resultados a la hora de gestionar tu cartera de clientes.  

¿Y un sistema ERP?

Se trata de un sistema de planificación de recursos empresariales. Es un software de gestión y control de procesos internos de una empresa: compras, ventas, finanzas… Centraliza la información, mejora la eficiencia, la productividad y la reducción de costes, entre otros.

Algunas de sus funcionalidades:

  • Control de inventarios
  • Cálculo de costes
  • Control de presupuestos
  • Control del ciclo completo de la compañía

Por lo que, tanto un CRM como un ERP son herramientas de automatización de negocio y control de procesos internos de la compañía.

¿Por qué es importante la automatización?

La utilización de un software de automatización te brinda una gran cantidad de beneficios .Estos beneficios permitirán que tu negocio logre alcanzar sus objetivos con éxito.

Un estudio realizado por ‘World Economic Forum’ narra una previsión sobre cómo serán los lugares de trabajo, las tareas, las habilidades y la tecnología dentro de 5 años.

Un mundo en constante evolución, novedades tecnológicas constantes, transformación digital en pleno auge a causa de la pandemia del COVID-19…

Todo este contexto hace que debamos adaptarnos para beneficiarnos de las herramientas disponibles que pueden ayudarnos a optimizar y automatizar los procesos de nuestro negocio.

*Vía IBM

Poco importa el tamaño, capacidad productiva o sector de tu empresa. Entre toda la oferta disponible siempre encontrarás un software de automatización que se adapte a las características de tu negocio.

Beneficios de automatizar tu empresa

Vamos a ver cuáles son todos los beneficios que puedes obtener como empresa al implementar procesos de automatización:

  • Ahorro de tiempo: evitar realizar funciones repetitivas que podrían ser automatizadas. Esto proporcionará muchísimo tiempo extra para realizar otras tareas que sí que requieren mano de obra más precisa.
  • Mayor eficiencia y productividad: la eficiencia de una máquina puede llegar a ser constante. Puede estar activa las 24 horas, durante 7 días a la semana. Esto no ocurre con la mano de obra humana, ya que es técnicamente imposible mantener el mismo nivel de rendimiento durante una jornada laboral de 8 horas diarias.

En referencia a las condiciones laborales de los trabajadores que dedicaban su jornada laboral a realizar tareas tediosas y repetitivas, ahora realizan funciones con mayor valor añadido. Muy posiblemente, entonces, estarán más motivados y consecuentemente, trabajarán de un modo más eficiente.

Además, gracias a la automatización y a la motivación de los empleados, el margen de error humano se verá reducido en un porcentaje muy elevado. De esta forma la empresa será mucho más eficiente.

  • Ahorro de costes: si los errores se reducen y tu negocio consigue ser más productivo y eficiente, ahorrarás en costes, ¿verdad?

Teniendo en cuenta la elevada cantidad de costes que podrás reducir a corto y largo plazo, realizar una inversión inicial en un software de automatización no deberá suponer un problema si pensamos en el retorno que tendrá a futuro.

  • Provee resultados medibles: la mayoría de softwares proporcionan estadísticas y estudios sobre tus datos en tiempo real. Esto te proporcionará unos resultados que te permitirán realizar planes de acción de un modo más eficaz y lograr adaptarte rápidamente a nuevas situaciones. 

Del mismo modo, ahorrarás tiempo y costes, ya que ningún trabajador realizará ahora estas funciones.

  • Visión global de la situación y los costes de la empresa: permite centralizar todos los procesos, por lo que es posible observarlos en conjunto y obtener conclusiones basadas en distintos procesos.

El control de la compañía, así como de las tareas, los costes y los tiempos destinados a cada función, se realiza desde una misma plataforma. Por lo que se eliminan ineficiencias.

Al mismo tiempo podrás realizar previsiones de todos los departamentos de la compañía al observar cómo han evolucionado los distintos factores a lo largo del tiempo. Esto te permitirá planificar una nueva inversión, descubrir una posible nueva línea de negocio, o detectar aspectos que no funcionen.

Ejemplos de automatización

Imagina que todos los empleados de tu negocio dedican una media de 2 horas diarias a enviar emails a todos los clientes. Segmentando uno por uno en función de sus características, deseos o necesidades.

Es una tarea sencilla, pero requiere de muchísimo tiempo y concentración.

Ahora bien, ¿qué pasaría si automatizas este proceso mediante un CRM (Gestor de relaciones con clientes)?

Si tu hipotética compañía cuenta con 25 trabajadores, y cada uno de ellos dedica 2 horas al día a realizar estas tareas. Ahorrarías 50 horas diarias, 350 horas semanales, 1400 horas mensuales, 16800 horas anuales…

¡Sí, 16800 horas anuales!

Con esta elevada cantidad de tiempo todos los empleados podrían realizar distintas tareas más valiosas para la empresa.

Otro ejemplo.

Vuelves a tener una hipotética compañía. En este caso, algunos de tus empleados analizan datos que obtienen a partir del cálculo de materiales, tiempos y satisfacción de los clientes. Dedican horas a realizar este proceso.

Debido al pequeño margen de error que acumulan los empleados día tras día, tienes unas estadísticas un tanto distorsionadas. ue no permiten realizar planes de acción o tomas de decisiones que sean verdaderamente eficaces.

Ahora has implementado un software de automatización de negocio. Has podido observar nuevas estadísticas mucho más precisas. También has visto que una de las funciones realizadas en la compañía, de forma diaria, requiere un elevado volumen de tiempo para su ejecución.

Es entonces cuando podrás realizar un plan para lograr corregir y optimizar esta función con tal de reducir costes, tiempo, y consecuentemente, hacerla más eficiente.

En este punto podemos hacer balanza con algunas desventajas que podría conllevar automatizar tu negocio:

  • Inversión inicial: aunque muchas compañías tienen miedo del elevado gasto que puede suponer la implementación inicial de un software. La verdad es que actualmente son asequibles para todo tipo de compañías, incluyendo PYMES. Esto ocurre porque existen una infinidad de softwares de automatización que se adaptan al tamaño de tu compañía. También a sus recursos económicos y a sus funcionalidades (softwares hechos a medida para ti).
  • Formación del personal de la empresa: es posible que inicialmente tengas que realizar una formación con tal de que los trabajadores logren ejecutar a la perfección todas las funcionalidades que puede ofrecer la plataforma. Es decir, la empresa debaré pasar por un proceso de adaptaciónpara poder sacarle el máximo partido a la herramienta.

Icialmente puede resultar abrumador el hecho de realizar una formación a parte del equipo. El retorno de la inversión a largo plazo compensará con creces la situación inicial.

Ahora ya conoces algunos de los beneficios más importantes que podría proporcionarte hacer uso de la automatización en tu empresa. Es por ello que estás un paso más cerca de potenciar el crecimiento de tu negocio. 

¿A qué esperas?

Preguntanos todo lo que quieras en comentarios y estaremos encantados de responderte.

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