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Cómo calcular el ROI de un software nuevo en la empresa

Un aspecto clave al incorporar nueva tecnología en los procesos de negocio es calcular el ROI de un software. Saber cómo realizar esta estimación evitando esos errores frecuentes que se suelen cometer nos hace estar preparados para tomar la mejor decisión.

Calcular el ROI de un software es una tarea que se debe realizar al inicio del proyecto. Contar con una estimación correcta permite posteriormente medir, evaluar y aprobar el éxito de la inversión. Para utilizar esta métrica de manera eficaz, es importante comprender la fórmula generalmente utilizada, la definición de cada uno de los términos de la ecuación y los pasos a seguir para usarla en el proceso de toma de decisiones.

¿Por qué es importante calcular el ROI de un software nuevo?

En primera instancia, es esencial realizar este cálculo porque es la única forma de establecer si vale la pena o no invertir tiempo y dinero en la compra de un software. Calcular el ROI de un software nuevo ayuda a los encargados del área de TI a optimizar el presupuesto asignado y a establecer si las inversiones son acertadas. Asimismo, se puede emplear para comprobar la rentabilidad de la inversión con posterioridad.

Contar con esta información puede ser una forma de lograr la confianza y el apoyo necesario dentro de la empresa. De esta manera apostar con más seguridad por la compra e implementación de un nuevo software.

¿Cómo calcular el ROI de un software nuevo?

Realmente, la fórmula es muy sencilla. Pero, como veremos más adelante, no se trata solo de colocar unas cifras y realizar un par de operaciones matemáticas. Normalmente, la cuestión es algo más compleja. En cualquier caso, la fórmula para calcular el ROI de un software es la siguiente:

ROI % = (Ganancia de inversión – Coste de inversión) x 100/ Coste de Inversión

Los proyectos con un ROI que superan el 100%, en teoría no requieren de evaluaciones adicionales y se puede proceder a su financiación. Sin embargo, es importante también considerar el tiempo de retorno de la inversión. Cuando el beneficio esperado excede los costes y parece que estos se recuperan dentro del primer año de la implementación, la viabilidad del proyecto parece asegurada.

Hasta aquí, parece ser una tarea fácil. Sin embargo, al tratar de establecer cada una de las variables de la ecuación, pueden surgir algunas dudas. Estos tres pasos pueden ayudar a identificar los costes, los beneficios y evaluar acertadamente el ROI de una inversión:

1. Los costes

En esta etapa, se deben considerar todos los costes relacionados con la implementación. Entre ellos figura la licencia – si el software se contrata como SaaS, el coste para al menos varios años-de la solución. La formación de los empleados, la instalación del software, la adaptación de interfaces, la compra de nuevos equipos de hardware, por ejemplo, son gastos que, si van a efectuarse, deben ser incorporados al coste total de la solución.

Hay que analizar bien todo el proceso para que no haya costes asociados que pasen desapercibidos. Solo así la estimación del ROI que llevemos a cabo será correcta.

2. Los beneficios

Los beneficios o ganancias que genera la inversión en un nuevo software ERP suelen ser más difíciles de expresar en números. Queremos que estos beneficios sean tangibles y monetarios. Sin embargo, a veces no resultan tan directos y medibles a nivel económico aunque puedan ser significativos: ventajas competitivas, reducción de tiempos, aumento de la satisfacción del cliente, comunicación mejorada, mejor servicio y soporte al cliente.

Lo que debemos hacer en tal caso es crear un mapa general de cada función o área que se verá afectada positivamente con la compra del software. Después, intentar ser realistas y conscientes del grado de fiabilidad de los números que escogemos.

Por otro lado, muchos de los beneficios de implementar una nueva tecnología se traducen en una mejora de procesos y automatización de tareas manuales. En estos casos la monetización para efectos del cálculo del ROI no resulta tan complicada.

3. La comparación

El paso final del cálculo del ROI de un software es comparar los costes con los beneficios. Determinar el flujo de efectivo a través de la fórmula anterior.  Para una evaluación más precisa, podemos realizar diferentes tipos de escenarios: el mejor y el peor de los casos. Esto supone tomar un grado mayor de precaución y aumentar la conciencia de los riesgos de la inversión.

Errores comunes al calcular el ROI de un software

Como en otros proyectos, los responsables de TI pueden caer fácilmente en algunas equivocaciones al calcular el ROI de un software. Una de ellas, que es bastante recurrente, es sobre-estimar los beneficios esperados, y, en contraposición, subestimar los costes diferentes a la adquisición/uso del software. Para evitar esto es necesario ser precavidos y meticulosos a la hora de obtener las cifras.

Otro error habitual es comparar la inversión inicial con los rendimientos. Sin tener en cuenta que muchos de los beneficios pueden ser pueden ser conceptuales o intangibles. Puede ser difícil decantarse por un valor monetario concreto, pero tampoco se pueden descartar por completo este tipo de beneficios. La recomendación de trabajar sobre diferentes escenarios puede ser un apoyo para afrontar correctamente esta tarea.

Por último, cuando se trata de tiempo, suele suceder que los gerentes olvidan el valor del suyo y el de sus empleados. Y cuando el proyecto supera el plazo previsto porque no se asignaron suficientes recursos, se disparan los costes. Esto es algo a tener  en cuenta para una correcta implementación y que el ROI calculado sea una estimación precisa.

Calcular el retorno de la inversión es un paso necesario para garantizar la rentabilidad de una inversión en un software. Desde Software Selección podemos ayudarte para que tomes la decisión más estratégica al incorporar nueva tecnología en tu negocio.

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