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Cómo elegir un ERP para despachos: software para asesorías y gestorías

La implementación de un ERP para despachos, asesorías y gestorías

Debido a la transformación digital, los distintos procesos dentro de una empresa se han ido digitalizando y éstas han tenido que adaptarse a ello. Por este motivo y gracias a la implementación de distintas herramientas, este tipo de empresas no se han quedado atrás y han ido implementando específicamente software para asesorías y gestorías, haciendo el trabajo es más ágil y eficiente, mejorando así la productividad de los trabajadores, la gestión de la información de los clientes y, la relación y el asesoramiento con éstos.

Un ERP para despachos profesionales de este tipo te aportará beneficios y te ayudará a tomar las mejores decisiones para tu empresa. La utilización de este tipo de software incrementará su eficiencia del negocio, adaptándose a las necesidades de éste.

Pero, ¿qué es un software para asesorías y gestorías? A continuación podrás encontrar la definición, sus beneficios y cómo elegir el mejor software estos despachos profesionales.

Comenzamos.

¿Qué es un software para asesorías?

Cada vez más asesorías y gestorías implantan este tipo de software enfocado totalmente a resolver las necesidades específicas del sector consiguiendo automatizar y optimizar el tiempo de los procesos de la empresa. Pero, ¿qué es realmente un software para asesorías?

Este tipo de ERP, no deja de ser igualmente un software de planificación de recursos de la empresa ya que gestiona sus procedimientos relacionados con la oferta de servicios a sus clientes, que pueden ser desde autónomos y pymes, a grandes empresas. Esta gestión busca su propia rentabilidad, y a la vez, la de su cartera de clientes a las que indirectamente están aportando valor y está fidelizando.  

Gracias a la implementación de un software para asesorías, será posible realizar un seguimiento de los servicios contratados por clientes, tener la información de los clientes actualizada y centralizada, y asimismo poder asesorar frecuentemente.

Beneficios

Hacer uso de un software para asesorías y gestorías te ayudará a obtener distintas ventajas. A continuación, explicamos en detalle algunas de las ventajas y beneficios de la implementación de un software para despachos profesionales.

Ventajas y beneficios

-Productividad. La información centralizada hará que la productividad mejore. Debido a su fácil accesibilidad, los empleados tendrán a disposición los datos necesarios en tiempo real, evitarán duplicaciones de estos e incidencias y ofrecerán un mejor asesoramiento a los clientes. 

-Optimización de tiempo y costes. Al automatizar las tareas, se evitarán errores o tareas duplicadas,  y podrás invertir tiempo y dinero en otras áreas de la empresa como el área fiscal, laboral, contable, etc. De esta forma ahorrarás tiempo de trabajo, costes de la organización y podrás cumplir los plazos y el cumplimiento de porcentajes de tributos y retenciones.

-Mejora de atención al cliente. La implementación de un software para asesorías ofrecerá una atención al cliente más personalizada, anticipándose y resolviendo las necesidades de los clientes y consiguiendo así una mayor fidelización por parte de estos. Además, evitará errores en la gestión de los datos, en cálculos o en la actualización de calendarios.

-Seguridad y protección de datos. La seguridad de la información y los datos confidenciales de los clientes y el despacho es importante, por eso las gestorías y asesorías deben implementar un software que ofrezca una seguridad reforzada y un acceso restringido para los usuarios. El software para asesorías ofrece el cumplimiento de la normativa RGPD, copias de seguridad automáticas y cifrados.

-Agilización de tareas y gestiones. Agiliza la gestión de tareas y trámites de la empresa como la facturación, ya que se va actualizando al instante y permite acceder a todos los datos en cualquier momento. Además, el software permite crear documentos homologados para organizaciones responsables y, asimismo, evita la realización de errores a la hora de gestionar impuestos y contratos con clientes. 

Funcionalidades de un software para asesorías

Un software o ERP para asesorías y gestorías te ayudará en distintos procesos. 

En la siguiente tabla puedes observar las funcionalidades de un software para despachos de manera resumida:

Funcionalidades de un software para despachos
Gestión documental y de expedientes
Gestión contable y financiera
Gestión de proyectos y actividades
Gestión fiscal
Gestión laboral
Gestión de clientes
Portal online para los clientes. 
Gestión del equipo

Después de observar esta tabla, veremos las funcionalidades de este software en profundidad.

Gestión documental y de expedientes

Podrás organizar y gestionar los documentos y expedientes de manera sencilla en una misma base de datos y clasificarlos dependiendo del cliente, asunto, estado, etc. Asimismo, podrás compartir esta información con el resto del equipo y asignar diferentes permisos dependiendo del rol del empleado en la empresa.

Cabe añadir que, los clientes también podrán acceder a esta información en tiempo real.

Gestión contable y financiera

Será esencial realizar una correcta gestión contable y financiera de la empresa y de la contabilidad de la cartera de clientes. Por este motivo, gracias a la automatización de procesos bancarios y contables o de cálculos que ofrece el software, podrás gestionar sencillamente tareas como facturas, presupuestos, ingresos, control de gastos, etc. Además, es posible crear modelos de impuestos y acceder a ellos en cualquier momento.

Gestión de proyectos y actividades

Esta opción resultará muy útil, ya que permitirá una visión general y analítica avanzada del negocio y las actividades diarias a través de un calendario. Asimismo, podrás conocer el avance de los proyectos y planificarlos analizando las tendencias y los cierres periódicos. Asimismo, será posible crear informes, estadísticas y gráficos, facilitando así la toma de decisiones. 

Gestión fiscal

Debido a la implementación de un software para despachos y asesorías, será posible un mejor asesoramiento fiscal. Gracias a la automatización de la gestión de trámites como el IVA, IRPF, retenciones, la declaración de la renta o impuestos de sociedades de clientes, los procesos serán más eficientes y ágiles. 

Gestión laboral

La elección de este software también permitirá la gestión laboral de los clientes. Gracias a su base de datos centralizada y a su automatización, podrás gestionar nóminas de los clientes, partes médicos, altas y bajas de sus empleados, e incluso obligaciones legales. 

Gestión de clientes

Podrás detectar oportunidades y gestionar la comunicación de los clientes y mantener un seguimiento de estos gracias a su base de datos centralizada. En esta base podrás registrar leads o clientes activos, clientes inactivos, clientes potenciales, contactos de importancia o de interés, etc. Además, podrás enviar avisos y notificaciones a tus clientes de forma automática.

Portal online para los clientes

Los clientes podrán acceder de forma online a su información en tiempo real (documentos y expedientes, impuestos, contabilidad…). Además, podrán visualizar el trabajo de asesoramiento realizado para la empresa y la relación con estos mejorará, creando así un vínculo de confianza y cercanía con ellos.

Gestión del equipo

Toda la información del equipo de tus clientes estará centralizada en un mismo sitio y podrán acceder a información como las nóminas, registros horarios, vacaciones, etc. También podrán visualizar los días libres y las ausencias de compañeros, para así organizar de mejor manera el trabajo y los proyectos, haciendo uso del calendario.

Cómo elegir el mejor software para asesorías

Una vez sabemos los beneficios y funcionalidades de un software para asesorías, pasamos al punto más importante, ¿cómo elegir el mejor? Actualmente podemos encontrar miles de opciones y podemos no saber qué tener en cuenta a la hora de escoger uno adecuadamente. 

Por este motivo, a continuación, te explicamos paso a paso qué elementos debes tomar en consideración para escoger el software que más se adapte a tu asesoría o gestoría.

1. Prueba gratuita

Primero de todo, deberás tener en cuenta si el software presenta una prueba gratuita o no, así podrás utilizar sus funciones, formar una opinión y estar 100% seguro de que se adapta totalmente a tu negocio.

2. Precio

En segundo lugar y ligado al punto anterior, será necesario evaluar el precio de cada software y realizar una comparación. Así podrás visualizar el coste de cada uno y valorar cuál se ajusta más a las necesidades y a los recursos de la empresa.

3. Adaptabilidad

La adaptabilidad también será un elemento primordial a tener en cuenta antes de escoger un software. Este deberá ser adaptable a distintos dispositivos como tablets o móviles. 

4. Integración

La capacidad de integración del programa mediante API’s u otros sistemas con los distintos softwares de los clientes de la gestoría para poder automatizar la integración de su información, y así, evitar tareas manuales y engorrosas.

5. Tamaño del negocio y volumen de trabajo

También, cuando hablamos de adaptabilidad, hacemos referencia al tamaño del negocio y el volumen de trabajo. Estos dos elementos influirán en la elección del software, así como la cartera y el número de clientes, ya que si este aumenta, la solución deberá ser escalable, flexible y adaptable a los cambios y necesidades de la empresa, así como al tamaño de la empresa y el volumen de trabajo.

6. Herramientas

Las herramientas del software también serán importantes, ya que deberá ofrecer opciones para realizar el trabajo de forma colaborativa, es decir, la opción de realizar trabajo simultáneamente entre los empleados o el equipo correspondiente en tiempo real.

7. Objetivos de negocio

Otro elemento que deberás tener en cuenta son los objetivos de tu negocio. Deberás establecer unos objetivos de negocio, y así elegir el software que mejor se adapte a las necesidades y requerimientos de la empresa.

8. Almacenamiento

El almacenamiento será un elemento clave a la hora de escoger un software para despachos. Deberá presentar distintas opciones de almacenamiento, como el almacenamiento en la nube y copias de seguridad automáticas.

9. Tipo de clientes y número de personas

Por último, el tipo de clientes y el número de personas será importante. Dependiendo de las características y la tipología de los clientes, tu despacho necesitará un software con unas determinadas funcionalidades. Además, será esencial que el número de personas que puedan acceder al software de manera simultánea sea alto si se trata de una mediana o gran empresa.

Conclusión

A partir del artículo escrito y a modo de conclusión, se puede afirmar que la implementación de software ERP para despachos es importante para las empresas que son gestorías y asesorías, ya que aporta ventajas y beneficios como la optimización de tiempo y costes, la mejora de la atención al cliente y de la productividad del negocio, la agilización de tareas y gestiones o la seguridad y protección de datos, hecho importante para las empresas y sus clientes. Asimismo, debido a las múltiples funciones que presenta un software para despachos, podrás gestionar de manera sencilla diferentes áreas de tu negocio como la gestión de documentos y expedientes, la gestión financiera y de contabilidad, la gestión fiscal y laboral, y la gestión de los clientes y sus asesoramientos.

Todos estos procesos se verán agilizados y optimizados gracias a la automatización del software y la centralización de los datos y la información en una misma base de datos. Además, la buena elección del mejor software que se adapte a las necesidades y a los objetivos de tu empresa será primordial.

Sin duda, al seguir los pasos expuestos, podrás asegurar una buena elección y múltiples beneficios y facilidades como consecuencia de ello.

Debido al conocimiento adquirido a través de este artículo, ya sabes qué es un software para despachos, sus beneficios, sus funcionalidades y cómo elegir el mejor para tu negocio. 

En Software Selección recomendamos totalmente la implementación de este tipo de softwares para asegurar una buena gestión y asesoramiento de la empresa y los clientes, ¡solamente queda decidir cuál!

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