Qué tener en cuenta antes de seleccionar un software ERP

Las empresas están adoptando cada vez más sistemas de gestión empresarial automatizados para mejorar la productividad. Además, asegurar una respuesta más rápida al cliente es otra de las razones que explica porque la pocas empresas con sistemas de gestión a medida compran sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).

Sin embargo, en nuestra experiencia de más de 10 años, vemos como en muchas ocasiones, cuando las empresas deciden adoptar esta tecnología, dan el salto rápidamente a seleccionar un software ERP sin tomarse el tiempo para preparar la estrategia y los procesos internos.

En lugar de trabajar en la gestión del cambio, se asume que es posible seleccionar la tecnología adecuada solo con evaluar las funcionalidades del software. Y esta, tampoco es una tarea simple ya que existen cientos de soluciones en el mercado y también partners distintos por solución.

Antes de hacer un listado de posibles proveedores de sistemas ERP, hay una serie de pasos a seguir que deben preceder esa selección y que son cruciales.

Cómo preparar la organización antes de seleccionar un software ERP

Alinear la estrategia de la organización

Antes de seleccionar un software ERP lo más importante es tener claro cuáles son los objetivos estratégicos que se persiguen y que toda la organización esté alineada para trabajar en la misma dirección.

A partir de esta premisa, se puede considerar cómo usar la tecnología para lograr esos objetivos. Por ejemplo, cómo usar la tecnología ERP para mejorar la experiencia del cliente, para generar nuevos ingresos o para crear nuevos modelos de negocio.

El primer paso para hacer que la implementación de una tecnología funcione no es centrarse en tecnologías específicas, sino en establecer la base para evaluar los proveedores de ERP de acuerdo a su capacidad para ayudar a la empresa a llevar a cabo su estrategia.

Hacer el caso de uso

Una vez establecida la planificación estratégica, considera las siguientes preguntas para completar el plan:

  • ¿Por qué la empresa necesita realmente un software ERP?
  • ¿Qué problemas particulares va a permitir resolver?
  • ¿Qué beneficios para los procesos de negocio/estrategia se esperan obtener?

Comprender las necesidades es básico. Si no se establecen los requisitos propios del proyecto no es posible acertar al seleccionar un software ERP.

Describir exactamente -si se registra en un documento, mejor- cómo la nueva tecnología contribuirá a alcanzar los objetivos estratégicos asegura que las partes interesadas comprendan el papel de la tecnología en la transformación digital.

Un ejemplo de caso de uso puede ser: permitir que los clientes hagan pedidos online un 30% más rápido una vez que se implementa una solución ERP.

Reducir la resistencia al cambio

Otro paso importante antes de seleccionar un software ERP es reunir al equipo involucrado en el cambio e informarlos. No es necesario hablar de tecnologías concretas pero sí incluirlos desde el principio comunicando los objetivos que se persiguen con la implementación del sistema ERP.

Esta medida tiene dos claros objetivos:

  • Hacer parte del proyecto a los empleados que trabajan cada día los procesos objeto de cambio ayuda a que se sientan involucrados desde el principio, lo que facilita la adopción del cambio.
  • Fomentar la participación de los empleados no solo consiste en aumentar el uso del nuevo sistema. Su contribución es crítica antes de la implementación ya que pueden aportar información útil para definir los requisitos de la solución que se necesita.

Elaborar un documento de requisitos

Es imprescindible poner por escrito las expectativas que se tienen de la nueva herramienta a implementar.

Para esto en muchos casos hay que comenzar por documentar y mapear procesos que no están claramente definidos. El mapeo de los procesos de negocio permite priorizar los requisitos funcionales e identificar oportunidades de mejora.

Puede que ningún sistema ERP aborde todos los requisitos de negocio, pero tener un conocimiento profundo del funcionamiento interno a través del mapeo de procesos permite saber cuáles son los requisitos más importantes. Y ayudará a entender quién es el propietario de los procesos y los datos, para saber a quién/es involucrar en la selección de la nueva tecnología.

Transformar procesos de negocio

Al mapear y normalizar los procesos de negocio se pueden identificar procesos que solo necesiten algunas mejoras adicionales, o encontrar que hay procesos críticos que necesitan una revisión completa.

Es clave aprovechar la implementación de una nueva herramienta para ganar en eficiencia. Y esto puede suponer replantear los procesos, repensar el propósito de cada proceso y las transferencias entre funcionalidades.

La tecnología per se no mejora la productividad. Pero si un sistema ERP no da cobertura a procesos optimizados, entonces no es adecuado para tu organización.

Estrategia de TI

Antes de seleccionar un software ERP hay que tomar decisiones de estrategia de TI:

  • ¿El software ERP se va a alojar en los servidores de la empresa o externamente? ¿Se va a adoptar como software as a service (SaaS)?
  • ¿Qué estrategia de integración se va a seguir?
  • ¿Se va a seleccionar software ERP horizontal con funcionalidad común para integrar los datos de todos los departamentos? ¿Varias herramientas especializadas para cada área de negocio (ERP vertical)?
  • ¿Herramientas estandarizadas o sistemas personalizados?

Definir un plan de implementación

Resueltas las anteriores cuestiones y antes de comenzar a revisar presupuestos, proveedores y herramientas, conviene definir un plan de implementación detallando los tiempos de ejecución, responsables de llevar a cabo cada parte del proyecto y recursos necesarios para implementar el software ERP.

Nuestro equipo de consultores expertos en sistemas ERP puede ayudarte a definir los criterios más importantes para tu organización y seleccionar la tecnología que respalde tu estrategia digital y mejore la ventaja competitiva de tu negocio.

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