El día después de la cuarentena… ¿y por qué no mejor ahora?

El encierro nos lleva inevitablemente a contar los días, las horas, los minutos… a imaginarnos todo lo que haremos cuando por fin seamos libres otra vez. Sin embargo… ¿te has detenido a pensar en lo contradictorio que suena eso? ¿O acaso no eres el/la mismo/a que cuando va a tope de trabajo y a un ritmo frenético hace listas mentales de todo lo que hará “cuando tenga tiempo”?

Pues tenemos una gran noticia para darte: el tiempo ha llegado, aquí lo tienes y lo mejor que puedes hacer con él es invertirlo en acciones que den valor, tanto a ti como a tu empresa. Si así lo haces, cuando la ola haya pasado -porque va a pasar- te encontrará fuerte y preparado para remar.

Nuestro mejor consejo para invertir el tiempo.

Podríamos sugerirte que practiques el saludo al sol del yoga y acabes siendo la envidia del gimnasio, pero somos expertos en software, y no te vamos a engañar, queremos que quien te envidie sea tu competencia. Para ello, te aconsejamos que inviertas este tiempo en preparar a tu empresa para el mundo en que vivimos. No para el mañana, sino para el ahora. Para hacer frente al cambio, a lo impredecible, a los nuevos hábitos de tus clientes, al ritmo del mercado, a los millennials y a los centennials, estas generaciones que ya tienes entre tus equipos de trabajo – y seguramente entre tus clientes – y están revolucionando las viejas costumbres.

¿Que si debes contar con una estructura empresarial que promueva el teletrabajo? Claro que sí, pero esto ya se ha vuelto evidente y no queremos ser redundantes. Ahora el interrogante es: ¿en qué momento de tu proceso de digitalización te ha pillado esta crisis?

Hazte un café, coge papel y boli y acompáñanos… Te ayudaremos a identificarlo.

¿Qué debes tener en cuenta para crear “la empresa del ahora”?

Cómo sabemos que el primer paso suele ser siempre el más difícil – pero también el más importante – hemos preparado un listado de acciones para que te ordenes y puedas construir un auto-diagnóstico del estado de tu empresa:

1. Repasa mentalmente tus procesos internos actuales:

– Correo electrónico: ¿Hay un servidor de correo unificado para toda la empresa?, ¿Los usuarios tienen acceso en remoto?, ¿Qué espacio de almacenaje ofrece?, ¿Se hacen backups de los correos más antiguos?, ¿Cómo compartís los correos importantes con el resto del equipo?

– Base de datos: ¿Tenéis un listado de clientes, proveedores, distribuidores y contactos clave?, ¿Dónde se encuentra?, ¿Qué datos reúne? ¿En qué formato está?, ¿Se actualiza en tiempo real? ¿Tenéis acceso en remoto?, ¿Quién tiene acceso?

– Documentos de trabajo / material de venta: ¿Qué herramientas utilizáis para crear documentos?, ¿Cómo los compartís? ¿Quién tiene acceso?, ¿Cómo hacéis para mantenerlos actualizados? ¿Todos dentro de la empresa saben donde ir a buscar estos documentos/materiales? ¿Cómo controláis qué documento/material se envía a cada cliente?

– Atención al cliente: ¿Qué canales utilizáis para comunicar con vuestros clientes? ¿Son efectivos? ¿Cuál es el tiempo promedio de resolución de una incidencia? ¿Sabéis si los clientes quedan satisfechos con la atención? ¿Cómo organizáis vuestro equipo de atención al cliente? ¿Centralizáis las demandas en un único lugar? ¿Quién dentro del equipo resuelve más casos? ¿Quién lo hace mejor?

– Captación de nuevos clientes: ¿Hacéis campañas de prospección? ¿Con que herramientas las organizáis? ¿En qué canales buscáis a vuestro público? ¿Apuntáis a un target específico? ¿Como medís los resultados? ¿Sabéis cuantas personas pasan por vuestra web? ¿Sabéis cuantas oportunidades comerciales generan estos esfuerzos? ¿Y del total, cuantas se ganan realmente? ¿El equipo de marketing y el de ventas, comparten información?

– Coordinación interna: ¿Qué herramientas utilizáis para coordinar el trabajo diario? ¿Son efectivas? ¿Se pierde información por el camino? ¿Los mensajes llegan en tiempo y forma?

– Inversión en tecnología: ¿Cuánto has invertido en tecnología en el último año? ¿Tus empleados utilizan las herramientas disponibles? ¿Cuentas con un equipo interno y/o externo de TI?

2. Investiga como lo está haciendo tu competencia:

– Intenta desmenuzar lo más detalladamente posible cómo está haciendo tu principal competidor cada uno de los procesos descritos en el apartado anterior y apunta las diferencias que percibes con los procesos de tu empresa.

3. Busca un consultor tecnológico:

– Ahora que has repasado los procesos de tu empresa y los de tu competencia, es momento de conocer las herramientas tecnológicas que ofrece el mercado para favorecer la digitalización. Pero son muchas y muy variadas, así que te sugerimos contar con la ayuda de un consultor que estudie tu caso, realice un diagnóstico y pueda orientarte en este universo.

4. Compara y prioriza:

– Cuando llegues a esta etapa, el consultor te habrá ayudado a definir si necesitas adquirir un software de CRM, un ERP – o ambos, o todo en uno – un sistema BPM si tienes una estructura empresarial compleja, uno de TPV, si tienes múltiples puntos de venta y necesitas controlar la actividad comercial, y así con todas las áreas y demandas de tu empresa. Y además, te habrá ofrecido un listado de opciones con los proveedores que mejor se adapten a tus necesidades. A partir de aquí, es momento de que analices, compares y decidas en qué invertir primero.

La crisis es oportunidad, ¡demuéstralo!

Hazlo ahora, no esperes a estar otra vez en la rutina que te impide dedicar tiempo a las decisiones estructurales de tu empresa. Ahora puedes elegir con calma, barajar opciones, visualizar el mapa completo. Consultar precios, probar herramientas y disminuir el margen de error en tu decisión.

¡Estamos contigo!

Actualmente existen infinidad de software de gestión empresarial en el mercado y escoger el indicado para tu modelo de empresa, tamaño, presupuesto y necesidades, es un gran desafío. En Software Selección hacemos el trabajo por ti reuniendo a los mejores proveedores y segmentándolos para facilitar tu toma de decisión. Además, te asesoramos y acompañamos a redefinir los procesos internos para que la adaptación sea fácil y eficiente para todos tus equipos. Te invitamos a contactarnos para empezar a construir tu proyecto. ¿Hablamos?