Por qué es necesario implantar un software BPM junto con un ERP

Quizás en muy pocas ocasiones haya escuchado que la implantación de un ERP deba traer consigo la implantación de software BPM.  Hoy veremos la importancia y el efecto de combinar las dos herramientas para asegurar un funcionamiento eficaz de las operaciones de la empresa.

En primer lugar, para entender por qué implantar un software BPM junto con un ERP, vamos a empezar por algunas definiciones.

Un ERP es una herramienta con diferentes módulos o paquetes, que permiten gestionar distintas áreas críticas de la operación de una compañía: finanzas, inventarios, producción, RRHH, etc. Un ERP permite recoger, almacenar y gestionar datos de diferentes áreas o departamentos. Estos datos, van a permitirle al software generar reportes de forma automatizada, que serían muy difíciles de construir de forma manual. Teniendo un ERP, tenemos una visión más clara de nuestro negocio.

El BPM (Business Process Management), por su lado, se trata de gestión  de procesos de negocio. Implementar herramientas de este tipo, implica que la compañía cambie su forma de entender el negocio, de una visión departamental a una visión de proceso.

 Más que áreas, tenemos procesos. Y los procesos, hay que optimizarlos. Para optimizar un proceso, este debe ser primero analizado y entendido. Debemos despiezar el proceso en tareas y entender, cuáles de ellas realmente no aportan mucho al resultado final, cuáles se toman la mayor parte del tiempo, cuáles generan más desperdicio. Una vez entendido el proceso, se dibuja su forma optimizada, con sus actores clave y se implementa un nuevo proceso. El software BPM nos va a ayudar a hacer este diseño y a implementarlo de tal manera, que el propio software nos dé información sobre cómo estamos operando en cada tarea del proceso. Por ejemplo, si somos una aseguradora y hemos implementado un BPM en un proceso de gestión de siniestros, un BPM podría decirnos cuantas reclamaciones están en la tarea de análisis, cuántas se están demorando más y, en general, cuánto se tarda de media una reclamación en el paso de análisis. Con estos datos, podemos ver claramente dónde están los cuellos de botella y actuar sobre ellos.

¿Dónde confluyen ERP y BPM y por qué implantar un software BPM junto con un ERP?

Con estas dos definiciones, el lector puede hacerse una idea, al menos vaga, del punto en el que confluyen los dos tipos de herramientas.

Ahora, vamos a ahondar en la temática de este artículo ¿por qué implantar un software BPM junto con un ERP? Pues bien, si implantamos un ERP, comenzaremos a tener visibilidad sobre los indicadores generales del negocio o de un área. Volviendo al ejemplo de la aseguradora, el sistema ERP podría decirnos que la compañía ha pagado en siniestros X millones de euros en lo que va del año. Tenemos visibilidad sobre el desempeño global de la gestión de siniestros. Nuestro conocimiento del negocio, el propio ERP o los estándares del mercado, nos pueden decir si esa cifra es o no aceptable, si se ha incrementado en los últimos 2 años, etc. Pero lo que no nos va a decir con la precisión del BPM es, en qué paso del proceso de siniestros podríamos reducir los tiempos para evitar los costes que se están generando por no responder a tiempo.

En palabras más sencillas, el ERP nos va a permitir conocer cómo va el negocio y cada una de sus áreas, pero no va a poder ayudarnos a optimizar los procesos de esas áreas como lo sí lo haría un BPM. El ERP lo va a necesitar la compañía sí o sí si quiere garantizarse tener un control del negocio y reducir trabajo manual. El BPM es un pasito más que la compañía tendrá que dar para que las cifras que le muestre el ERP sean mejores cada día.
Niveles de Gestión de Procesos de Negocio

A la hora de implantar un software BPM junto con un ERP  es posible encontrarse con diferentes niveles de BPM y hay que tener en cuenta también algunos aspectos para elegir un ERP adecuado.

Estos son los diferentes “caminos” que puede encontrarse a la hora de implantar un software BPM.

  • Business Process Management (BPM): permite que las empresas sean más eficientes y flexibles ya que su enfoque holístico se emplea para evaluar, mejorar y alinear los procesos de negocio con los objetivos y estrategias generales de la organización.
  • Mejora de los procesos de negocio (BPI): se enfoca en examinar los procesos que aportan diferencia competitiva al negocio. Con metodologías como la Six Sigma se evalúan y optimizan los procesos clave.
  • Reingeniería de procesos de negocios (BPR): cuando no se pueden mejorar los procesos actuales con cambios menores, se usa la reingeniería de procesos de negocios, que rediseña desde cero un nuevo proceso de principio a fin.
  • Business Process Optimization (BPO): se centra en reducir el coste general de producción de la empresa, el BPO se encarga de examinar todos estos procesos y mejorarlos para que estén en condiciones óptimas y sean eficientes.

Como puede intuirse, hay gran variedad de herramientas en el mercado y muchos aspectos a tener en cuenta a la hora de emprender un proyecto de implementación de un ERP junto con un BPM.  Recuerde que en Software Selección ofrecemos Consultoría de Negocio Avanzada e Independiente para orientar a las compañías a tomar sus decisiones tecnológicas. Si necesita ayuda para que su compañía adquiera la solución que mejor se adapte a sus necesidades, puede solicitar asesoramiento gratuito de un consultor experto.

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *