Ocho formas en que un sistema de software de recursos humanos puede ayudar a los trabajadores remotos

En las circunstancias actuales, las empresas pueden encontrarse en uno de estos tres escenarios:

• Operando en primera línea  están tratando de movilizar a todo su personal,   redistribuir personas para cubrir puestos críticos e incorporar trabajadores adicionales con contratos temporales.
• Luchando   por   mantener  la  estabilidad  de  su  negocio están  haciendo lo posible para  que las    personas trabajen y sean eficientes en remoto.
• Aceptando   que   no   es   posible   continuar  con  la  actividad  comercial,  están  procediendo  a  la suspensión de contratos,  presentando  ERTES  y  tratando  de  acceder a  las ayudas estatales.

 

En cualquiera de estos tres escenarios, el papel del software de recursos humanos en la nube será clave para acceder en tiempo real a la información de los empleados, con independencia de donde se encuentren. La información se almacena en un repositorio y proporciona una mayor autonomía, accesibilidad y seguridad.

 

En todo caso, estas son algunas ventajas de las muchas que proporciona un sistema automatizado de recursos humanos como Cezanne HR para operar en cualquier situación en la que se encuentre tu empresa:

1. Datos de los empleados actualizados en tiempo real

La información de contacto, los detalles salariales y el historial de empleo estarán disponibles a golpe de click, lo que agilizará la comunicación y facilitará el acceso a la información relevante. Esto será particularmente útil si la empresa se plantea suspender momentáneamente el empleo de algunos trabajadores, ofrecer la opción de continuar trabajando con un salario reducido o hacer despidos.

2. Información centralizada

Un sistema automatizado de recursos humanos proporciona un lugar central donde los empleados pueden ver las políticas corporativas y acceder a la información más reciente sobre la respuesta de la compañía al coronavirus y, también, lo que se espera de ellos. En la situación actual, los empleados sienten ansiedad y tienen muchas preguntas. Los equipos de recursos humanos ya, sobrecargados con la situación, podrán reducir la necesidad de atender numerosas consultas individuales mediante la publicación de documentos que expliquen cómo funcionará un posible plan de ausencias, por ejemplo, o cómo cualquier cambio en los modelos de trabajo afectará a temas como las vacaciones anuales.

3. Monitoreo de ausencia por enfermedad

Con un número cada vez mayor de personas que, bien están enfermas, bien permanecen aisladas, un sistema automatizado te ayudará a estar al tanto de las ausencias, qué remuneración le corresponde a cada uno durante su baja laboral y cuándo está previsto que regrese. Esto será particularmente útil para aquellos que manejan la fuerza laboral en empresas de primera línea, donde es fundamental saber quién está disponible para trabajar y cuándo es probable que las personas regresen si han estado de baja.

4. Calendario del equipo

La función de calendario del equipo disponible en los sistemas de recursos humanos más innovadores ayudará a los managers a ver quién está disponible y quién está ausente (enfermo, de vacaciones o inoperativo por otros motivos) para que puedan planificar y atender proyectos críticos. Aquellos que gestionan equipos remotos, en los que el personal puede trabajar a horas inusuales (porque tienen que cuidar de algún enfermo o atender las demandas escolares de sus hijos, por ejemplo) encontrarán esta funcionalidad particularmente útil.

5. Colaboración interna

Cuando las personas trabajan de forma remota y bajo presión, necesitan poder encontrar a la persona adecuada rápidamente y obtener respuestas rápidas a preguntas importantes. Un portal de recursos humanos puede proporcionar un organigrama actualizado, así como un lugar central donde las personas pueden pedir ayuda y asesoramiento a sus colegas. Uno de los beneficios de tener este sistema alojado en la nube es que es fácil de actualizar, si, por ejemplo, las líneas de reporte cambian porque algunas personas permanezcan temporalmente fuera de servicio.

6. Documento de firma electrónica

No hay necesidad de arriesgarse a perder documentos importantes en las rutas de correo electrónico. La función de firma electrónica de documentos en un sistema de recursos humanos permitirá acelerar los procesos relacionados con acuerdos y contratos. Esto también agrega una capa importante de seguridad a los datos, con documentos alojados en un espacio seguro en lugar de moverse por la empresa como archivos adjuntos de correo electrónico.

7. Gestión de vacaciones anuales

Ahora que se hacen muchas preguntas sobre si se pueden retener las vacaciones anuales acumuladas, será importante tener claro exactamente cuánto tiempo de vacaciones le queda a la gente. Un sistema automatizado le da a Recursos Humanos una imagen clara de cuánto tiempo se acumula y puede ayudar a informar sobre las decisiones que se adopten acerca de cómo se manejará todo esto en el futuro. Para los sistemas que tienen un elemento de autoservicio, también será mucho más fácil para los empleados acceder a sus propios registros y ver cuánto tiempo les queda pendiente.

8.Gestión del desempeño

Mucha gente trabaja alejada de sus managers, por lo que la gestión del desempeño se vuelve más importante que nunca. Un sistema automatizado ayudará a recordar a los managers cuándo se deben realizar evaluaciones o verificaciones informales, empujándoles a tener conversaciones importantes y proporcionando un lugar central donde se puedan registrar las discusiones sobre objetivos y desarrollo personal.

 

José Manuel Villaseñor

partner director de Cezanne HR España