Cómo prepararse para implementar un sistema ERP en la nube

Para implementar un sistema ERP en la nube, es necesario seguir algunos pasos y tomar en cuenta algunas consideraciones. ¿Está su empresa preparada para asumir este desafío? Con este artículo, podrá evaluar su empresa y entender si está lista para dar este paso.

Es muy probable que su empresa esté considerando seguir la tendencia del mercado e implementar un sistema ERP en la nube. Pero ¿Está preparada su empresa para contratar un ERP en esta modalidad?

 

Las soluciones ERP están íntimamente vinculadas a muchos procesos. Por ello, la implementación de un software ERP no debe tomarse a la ligera. Podemos decir que el software ERP es el cerebro de la empresa. En él se encuentra toda la información clave de la operación del negocio.

 

Hablamos en una entrega reciente, sobre “Qué tener en cuenta antes de seleccionar un Software ERP”. También hablamos acerca de la necesidad de definir una estrategia de TI y decidir en dónde se alojaría el sistema ERP, considerando dos opciones: servidores de la empresa o la nube. Pues bien, hoy evaluamos la opción en la nube. ¿Cuáles son los pasos a seguir?, ¿Cómo garantizar en la etapa de planificación que al implementar un sistema ERP en la nube, se obtendrá el máximo provecho de la solución sin poner en riesgo las operaciones financieras, logísticas y comerciales de la empresa?

Implementar un Sistema ERP en la nube – La planificación

En primer lugar, es importante recalcar que la mayor parte del trabajo para implementar un sistema ERP en la nube, se realiza antes de empezar a utilizar el software. Un ERP utiliza datos de una amplia gama de fuentes y de tareas operativas, desde la planificación de la producción hasta el marketing y las finanzas.

Dado que la implementación va a afectar a varios procesos core del negocio, nuestra recomendación es tomarse el tiempo para hacer una implementación organizada, con tiempos, fechas, responsables y planes de roll-back (volver atrás si algo sale mal).

Además, recomendamos estudiar los siguientes elementos antes de tomar una decisión.

Evaluar la infraestructura del proveedor

Es importante que considere dónde van a estar alojados sus datos. Algunas de las preguntas que debe hacerse:

  • ¿Se encuentra la infraestructura en Europa?: La legislación del país o región en el que se encuentren sus datos importa. En algunos países ni siquiera es necesario contar con la orden de un juez para acceder a sus datos. Además, dependiendo de su negocio, pueden existir regulaciones específicas que impidan que conserve sus datos en el extranjero. Si cuenta con datos personales -por ejemplo, información de clientes- almacenada en el ERP, tendrá que asegurarse de que el proveedor sea compliant con la GDPR.
  • Seguridad: ¿Tienen certificaciones de seguridad como la ISO 27001? ¿Publica el proveedor sus políticas y medidas de seguridad en registros como el de la CSA Star? Estas pistas le darán elementos de juicio para saber si el proveedor evaluado se toma en serio o no la seguridad.

Plan de salida

Un buen proceso de planificación y de evaluación implica pensar a futuro. Puede quedarse 3, 6, 12 meses o 5 años con el mismo proveedor, pero ¿qué pasa si su experiencia no es satisfactoria y se quiere ir? Hay que evaluar pues, qué pasaría con los datos de su empresa en la eventualidad de que decidan marcharse.

 

Esto es lo que se conoce como el Plan de Salida. Pregunte a su proveedor si tiene uno y, muy importante, cuál será la forma de exportación de sus datos. Estos deben poder ser exportados en formatos estándar que le permita migrarlos fácilmente a otro proveedor o servicio.

Aproveche el momento y revise su información

Puede que haya muchos datos que se quiera llevar a su nuevo proveedor cloud. En ese caso, aproveche la oportunidad y revise si realmente es necesario migrarlo todo. Quizás haya información obsoleta, que ya no se utiliza o que no está obligado a guardar. Muchos servicios cloud cobran por la cantidad de datos (cuentas de clientes, productos, etc.), así que puede que se ahorre algún dinero, además de poner un poco de orden y evitar hacer trabajos innecesarios.

¿Y cómo encontrar el ERP correcto?

Por supuesto, además de los elementos mencionados más arriba, tendrá que considerar si el software cubre las necesidades de su compañía, si tiene toda la funcionalidad que requiere o qué tan flexible puede ser su parametrización. También tendrá que estudiar precios. No son pocas las variables que han de analizarse para tomar la mejor decisión.

Si necesita ayuda, recuerde que Software Selección está especializada en consultoría de negocio avanzada e independiente en selección de software. Deje todo en nuestras manos. Nosotros podemos ayudarle a encontrar el ERP correcto para su empresa. Contacte a un consultor aquí

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