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Prospección empresas CRM

Cómo hacer una prospección de empresas eficiente con tu CRM

La prospección de clientes o la primera fase para llegar a las ventas, es el proceso de iniciar y desarrollar nuevas oportunidades comerciales mediante la búsqueda de clientes potenciales o compradores para tus productos o servicios. 

El objetivo principal es convertir estos clientes potenciales en generadores de ingresos para tu negocio y conseguir la ansiada conversión. 

Aplicar e interiorizar ciertas técnicas te permitirá identificar clientes potenciales que encajen con lo que tu empresa puede ofrecerles y ahorrar un valioso tiempo.

Para  que puedas llevar a cabo con éxito y de manera óptima una prospección de clientes, es primordial que primero tengas definido tu buyer persona, es decir, tu arquetipo de cliente específico basándote en datos socio-demográficos concretos, e información sobre aspectos como sus hábitos de conducta online, personal, profesional y la relación con tu empresa. 

Otros criterios interesantes a tener en cuenta son el coste de adquisición y el customer lifetime value, que te puede ayudar a planificar mejor el presupuesto y los recursos de los que dispones,  mostrando el valor actual y futuro de la relación con el cliente.

Con estas características, tendrás claro el perfil de usuario al que dirigirte en búsqueda de nuevas oportunidades comerciales.

Cómo hacer una prospección de empresas eficiente

Fundamentalmente, existen 5 etapas en todos los procesos de prospección. 

Te explicamos cuáles son, y en qué consisten cada una de ellas:

Investigación

Es la fase inicial del proceso y es esencial para que la prospección se desarrolle adecuadamente. Es necesario disponer de toda la información posible sobre los prospectos. Se trata de  entender quiénes son, y cuál es la mejor manera de abordarlos.

Aquí podrás definir la calidad de los prospectos y decidir si merece la pena contactar con ellos.

Primer contacto

Una vez determinado que el prospecto está cualificado debes dar el primer paso y acercarte a él, de una manera amigable y no invasiva, para ganarte su confianza antes de venderle tu producto o servicio.

Una idea interesante para iniciar tu relación con el cliente podría ser ofrecerle un contenido personalizado de valor. 

Llamada de diagnóstico

Tras la primera toma de contacto, toca verificar dos aspectos: primero, que con tu producto o servicio puedes cubrir sus necesidades; segundo, que es un potencial cliente para tu empresa. 

En esta fase debes escuchar al cliente y no venderle tu producto o servicio de forma precipitada. Lo más acertado será escuchar sus necesidades o retos, las acciones que ha ejecutado y los KPI’S marcados, entre otros.

Este es el momento perfecto para verificar si cumple con 4 criterios fundamentales, los criterios BANT:

  • Budget. Es primordial comprobar que el presupuesto del cliente precio está alineado con tu producto o servicio, pues de lo contrario la transacción comercial no será provechosa y continuar con el proceso supone una pérdida de tiempo.
  • Authority. En este punto debes identificar el poder de decisión de la persona con la que tratas sobre el cierre de venta y qué otras figuras estarán involucradas en el proceso de decisión final. Deberás asegurarte de tratar con la misma profesionalidad a todos los prospectos, y de no descartar a ninguno que por sí mismo no tiene la autoridad, pero reporta directamente a alguien que sí la tiene.
  • Need. Este es el punto central de la llamada, donde verificas que tu producto o servicio puede ayudar a solventarlas.
  • Time frame. Cuándo necesita el interlocutor implementar esta solución. Esta información es muy útil para priorizar prospectos, pues no es lo mismo uno que tantea el terreno para el próximo año, que otro que tiene urgencia y lo quiere implementar lo antes posible.

Tratar estos cuatro puntos en la llamada de diagnóstico te facilitará mucho la tarea de cualificación, ya que podrás identificar a los prospectos no cualificados desde fases tempranas del proceso de compra, lo que te permite centrar tus energías en prospectos que están alineados con tu oferta comercial.

Educación y evaluación

El prospecto es consciente de que tiene necesidades que puede resolver con tu producto o servicio, y que cumple con los criterios BANT, por lo tanto, es un cliente potencial para tu empresa. Durante este proceso el objetivo es que el cliente comprenda el valor de tus productos o servicios y como va a resolver sus necesidades gracias a él.

Cierre

Una vez investigado el prospecto, solo queda formalizar la transacción. Lo esencial en esta fase es saber hacer la oferta en el momento adecuado. Cuando el prospecto conoce y entiende los beneficios de tu solución y confía en ella. 

Te aconsejamos que no te precipites e intentes acelerar el proceso, ya que esto podría resultar en la pérdida de la oportunidad en muchas ocasiones.

Conocer estas fases y abordarlas cronológicamente es crucial para tener éxito en el proceso de prospección.

Buenas prácticas

Existen también buenas prácticas que elevarán tus prospecciones comerciales al éxito, a continuación algunas de las más importantes:

-Investiga tu prospecto y sus necesidades. Esta también es una acción recurrente que debe llevarse a cabo durante todo el proceso,  pues la información de la que dispongas será el centro de la estrategia. Lo más adecuado será que personalices el discurso durante las conversaciones, así profundizarás en el contexto y sabrás en qué áreas  específicas necesita tu cliente potencial ayuda, pudiendo así ofrecerle las mejores soluciones.

-Revisa la web de la compañía. Te sugerimos que dediques una especial atención al apartado nosotros, ya que te permitirá tener un primer contacto de la empresa.

-Analizar las redes sociales y sus actualizaciones te proporcionará mucha información sobre el prospecto.

-Registra toda la información y guarda un seguimiento, esto te permitirá crear bases de datos útiles sobre el prospecto. Si haces un buen seguimiento aumentarás las posibilidades de éxito.

-Prioriza según la probabilidad de convertirse en clientes. Tu tiempo es limitado y no todos los prospectos están en el mismo punto del proceso de compra ni tienen la misma probabilidad de convertirse en clientes. Si has hecho un buen seguimiento, podrás determinar cuáles son más valiosos, y a cuáles dedicar tus esfuerzos.

-Prepara una presentación personalizada para cada prospecto. Esta es con seguridad la clave del éxito. Tu prospecto se sentirá escuchado y no uno más, y además, verá la propuesta de valor que le quieres ofrecer. 

También, es altamente recomendable que investigues su competencia y que conozcas sus objetivos y retos. Un consejo que puedes emplear es utilizar en la presentación los mismos términos que en el prospecto que te haya enviado previamente, pues se sentirá escuchado y formarás una relación de confianza con él.

Funcionalidades y aspectos en los que un CRM te ayudará en tu prospección de clientes


Pero, ¿cómo te ayudará un CRM en tu prospección de clientes?

A continuación, exponemos los aspectos y funciones en las que la implementación de un CRM te ayudará:

  • Podrás monitorizar los prospectos. Gracias a un CRM, es posible saber -por ejemplo- cuántas personas han querido contactar y agendar una llamada con los vendedores o quién ha enviado sus datos. Mantendrás un seguimiento de toda la información y saber qué estrategias de marketing están funcionando o necesitan modificarse o ajustarse a tiempo, sin gastar recursos.
  • Mantendrás la gestión y el registro de los contactos. Podrás gestionar y registrar tus contactos y prospectos durante todo el proceso, desde que son visitantes hasta que son calificados para que sean convertidos en leads, ya sean leads de marketing o de ventas. Además, podrás añadir toda la información de tus contactos y prospectos como los mensajes intercambiados o las reuniones programadas. De este modo, tendrás todo organizado para que el equipo acceda a ello y realicen las acciones y el seguimiento pertinente.
  • Podrás calificar los leads. El CRM te ayudará a calificar adecuadamente tus leads y a procesar y gestionar la información que este recibe, para así poder crear un modelo predictivo. Asimismo, te facilitará la calificación y ahorrarás tiempo al no dedicárselo a los que no están interesados en la oferta.
  • Facilitará la conexión y comunicación entre el equipo. La información de los prospectos y clientes estará centralizada en un mismo lugar, por lo que los distintos equipos de marketing y ventas podrán acceder y realizar un seguimiento sin problema. Esto ayudará a tomar decisiones y acciones, priorizar prospectos y comprobar que los objetivos son alcanzados y equivalen al esfuerzo invertido. También, evitará errores o fallos optimizando la comunicación entre equipos.
  • Permite programar correos, reuniones y llamadas. El CRM ofrece una agenda para organizar y programar todas las tareas. Dependiendo del CRM, podrás conectarlos al calendario de Google u Outlook y programar y actualizar correos, reuniones o llamadas con clientes y prospectos. Así te mantendrás al día y no perderás ninguna oportunidad de contactar con ellos.

  • Podrás implementar plantillas para correos y formularios. Gracias a la programación de plantillas para correos y formularios, optimizarás el servicio de atención al cliente. Estos se enviarán automáticamente al realizar una transacción. De esta forma, también lograrás optimizar el ciclo de venta, mantener un seguimiento y no perder la comunicación con tus prospectos o clientes.
  • Facilita el seguimiento de emails y notificaciones. La implementación de un CRM te ayudará a mantener un seguimiento de tus emails y notificaciones. Podrás saber en todo momento quién ha abierto tu correo electrónico, quién ha visitado tu página web o quién ha rellenado un formulario. Gracias a esto, sabrás qué acciones ha realizado cada contacto y poder así centrarte en los que realmente están interesados en tu oferta.
  • Permite crear anuncios para redes sociales. Debido a la creación de estos, podrás captar leads con formularios personalizados y recopilar datos de contacto. Estos formularios optimizarán tu prospección, sincronizándose con tu CRM y completando automáticamente la información en tu base de datos.
  • Podrás gestionar pipelines, transacciones y paneles en una misma herramienta. El equipo se mantendrá actualizado e informado en tiempo real de cada prospecto, aprovecharán cada oportunidad de conversión y compartirán informes que reflejarán los resultados de las interacciones o etapas. El CRM mantiene el registro de cada proceso de ventas, desde que ingresa una oportunidad de prospección a tu pipeline y te mantiene informado de todas las acciones llevadas a cabo, es decir, podrás saber dónde están los leads en el ciclo de ventas.
  • Gestión centralizada de la comunicación de tus clientes. Podrás optimizar la gestión de la comunicación con tus clientes desde un mismo sitio, a través de una bandeja de entrada, donde podrás gestionar el correo electrónico, las llamadas o el chat en vivo. Además, permite crear tickets de seguimiento para gestionar los comentarios o dudas a la persona del equipo adecuada. Esta persona podrá acceder al registro e historial de interacciones, para así dar una respuesta rápida y adecuada. 

Cabe destacar que esta bandeja de entrada podrá visualizarla todo el equipo, este hecho disminuye que se pueda ocasionar una atención al cliente no óptima.

Tabla de funcionalidades

A continuación, podrás observar las funcionalidades resumidas y sintetizadas en la siguiente tabla:

MonitorizarProspectos
Implementar-Plantillas para formularios
-Plantillas para correos
Centralizar-Datos
-Gestión de la comunicación

Gestionar
-Pipelines
-Transacciones
-Dashboard
Generar-Informes de ventas
-Reports de rendimiento
Personalizar-Formularios
-Anuncios 

Beneficios de una prospección de empresas

Haciendo un análisis de lo anterior, podemos afirmar que prospectar empresas con un CRM te reporta las siguientes ventajas:

– Simplifica tu trabajo, y optimiza el tiempo invertido en la búsqueda. 

-Te ayuda a automatizar procesos. Si necesitas, por ejemplo, contactar a un cliente en 6 meses, te permite programar recordatorios e incluso automatizar estos procesos manuales, ahorrándote tiempo.

-Te permite conocer mucho mejor a tus clientes, y resolver de forma rápida y eficaz cualquier problema que pueda surgir entre el cliente y la organización. 

-Prospectar empresas con un CRM te permite personalizar su experiencia, aumentando el ratio de conversión.

-En un equipo grande, cualquier persona de la empresa que necesite datos concretos acerca de un cliente, tendrá acceso a una base de datos centralizada, donde esté recopilada toda esta información, brindando una respuesta más ágil.

-Te ayuda  a  no perder leads que puedas tener en tu base de datos, pues sin un sistema de gestión, es probable que se te escapen oportunidades de clientes potenciales.

Conclusión 

En definitiva, el CRM te permite recopilar, organizar y almacenar información de prospectos, clientes potenciales y actuales, haciendo que la tarea de prospección sea eficaz y rápida. Además, es necesario, ya que cualquier interacción del cliente con tu empresa, tanto de la parte de ventas como de marketing, queda registrada para así tener una visión más unificada y unos procedimientos más estandarizados.

Seguir los criterios BANT (Budget, Authority, Need y Timeframe) es el mejor proceso para dar prioridad a tus verdaderos clientes potenciales y así buscar leads cualificados.

Ahora ya sabes que utilizar un CRM en tu prospección de empresas  es  fundamental,  ya que te proporciona un mejor conocimiento de tus clientes, mejorando tu relación con ellos, y te ayuda a resolver cualquier problema que pueda surgir entre el cliente y la organización de manera rápida y óptima.

Grégoire Murgue

noCRM.io