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¿Qué funcionalidades ofrecen los softwares de Gestión Documental más completos?

Software de Gestión Documental para simplificar tu trabajo es ahora posible. Empieza a digitalizar y gestionar todos y cada uno de los documentos que forman parte de tus tareas y funciones diarias. 

Introducción

En una era tan tecnológica y digital como la actual, necesitamos ser lo más flexibles posible para adaptarnos a nuevas situaciones, retos o problemas que puedan surgir. 

Optimizar los procesos que llevas a cabo de forma diaria en tu compañía, así como automatizar tareas, desencadenará en un ahorro de tiempo que posteriormente podrá ser destinado a todas aquellas actividades que requieren de una mayor inversión temporal. 

¿Qué son los softwares de Gestión Documental?

Empecemos por el principio.

¿Qué es realmente este sistema de gestión documental?

Se trata de un proceso mediante el cual los documentos de una compañía se almacenan, se organizan, se recuperan y, tal y como su nombre indica, se gestionan. 

Una correcta planificación de todos los documentos creados, enviados y recibidos en la compañía permitirá simplificar al máximo todos los procesos y facilitar la resolución de cualquier tipo de problemática que pueda surgir. 

Imagina que almacenas un archivo en formato PDF en uno de los ordenadores del departamento administrativo de la empresa. Seguidamente recibes una factura relacionada con el archivo anterior, pero ahora en papel, y la archivas en una carpeta del departamento de compras. Por último, envías un comprobante de un pago que has realizado y lo guardas en una de las carpetas personales de tu ordenador portátil.

¿Qué crees que ocurriría si surgiese una problemática relacionada con estos tres documentos?

Sí, tendrías que contactar con cada una de estas tres personas que poseen los documentos para que te lo facilitaran lo más pronto posible. Pero… ¿Y si una de ellas ha terminado ya su turno? ¿Y si está de vacaciones?

En este caso el proceso de resolución del conflicto se alargaría en el tiempo. 

Es por este motivo y por muchos más, que es altamente recomendable incorporar un software de gestión documental en tu compañía. 

Los documentos generados en papel podrán ser escaneados y añadidos posteriormente en el sistema. Por otro lado, los archivos ya digitalizados reposarán en el software. 

Por lo que serás capaz de centralizar todos y cada uno de los documentos en una misma plataforma. 

“¿Y qué formatos podré tener en el sistema?” Te preguntarás.

Será posible contar con archivos en formato PDF, documentos y / o hojas de cálculo, imágenes en JPG, PNG, etc.

Concluimos este apartado comentando que los software gestión documental nos permiten digitalizar documentos, automatizar y optimizar muchos de los procesos que se llevan a cabo de forma diaria en tu compañía. 

Beneficios de los softwares de Gestión Documental

A continuación realizaremos un análisis de cada uno de los beneficios que puede proporcionar la implementación de un software de gestión documental en tu empresa.

  • Organización: todos los documentos estarán centralizados en un mismo sistema. Al mismo tiempo, poseerás un mayor control de la empresa al conocer dónde está ubicado cada archivo, de qué tipo es, cuándo llegó, cuándo se creó y / o si hay algún documento relacionado con este. 
  • Accesibilidad: podrás acceder a cualquier archivo desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora del día, siempre y cuando dispongas de una buena conexión a la red. La demanda de almacenamiento en la nube está en auge y cada vez más solicitada por parte de la mayoría de las empresas. 

Generalmente, también es posible otorgar accesos y / o permisos a los documentos que se encuentran en el sistema de gestión de la documentación jurídica y empresarial de una compañía. De este modo puedes asegurar la privacidad y confidencialidad de alguno de los archivos que integran el software.

  • Ahorro de costes: al automatizar procesos y digitalizar documentos, lograrás minimizar el margen de error presente en todas y cada una de las empresas. Todas aquellas tareas llevadas a cabo por trabajadores, que pasen a realizarse de forma automática, contarán con menos errores y problemáticas. Esto finalmente se traducirá en un ahorro de costes, por lo que este capital podrá destinarse a nuevas inversiones y / o departamentos de la empresa que requieran de una mayor aportación económica.
  • Ahorro de tiempo: tal y como hemos comentado, automatizar procesos permitirá ahorrar todo el tiempo que destinaban los trabajadores de la compañía a gestionar y tramitar documentos de forma manual. El tiempo sobrante podrá emplearse en nuevos proyectos / tareas de la compañía. Del mismo modo, el teletrabajo pasará a ser una opción viable, ya que los trabajadores contarán con todos los documentos en un sistema que podrán encontrar en la nube. 
  • Mayor seguridad: ahora será posible identificar la ubicación de cada documento, así como sus permisos y accesos. Esto te brindará un mayor control y seguridad, ya que en todo momento sabrás el estado de todos y cada uno de los archivos que integran el software de gestión documental.

Funcionalidades de los softwares de Gestión Documental

Por último, pasamos a la parte más interesante del artículo.

¿Cuáles son las funcionalidades que puede proporcionarte un sistema de estas características?

Funcionalidades
Creación de documentos onlineEscanea los documentos y súbelos al sistema de gestión documental para llevar a cabo anotaciones, timings, firmas digitales, etc.
Almacenamiento de documentosSerás capaz de centralizar todos los archivos en un mismo lugar, logrando así desarrollar planes de acción y / o consultar información rápidamente desde cualquier lugar y hora.
Firma digitalFirmar los documentos en cuestión de segundos para seguidamente enviarlos al destinatario será posible. 
Indexación y búsqueda de documentosEncuentra documentos y archivos en la base de datos del sistema mediante la incorporación de etiquetas y / o identificadores que permitan encontrarlos posteriormente.
Gestión digital de facturasUn modo mucho más rápido y eficaz de gestionar una de las tareas que se llevan a cabo diariamente en la compañía. Ahorrarás tiempo y minimizarás el margen de error.
Migración de documentosEn este proceso también serás capaz de indexar todos y cada uno de los documentos que salgan del sistema. Es decir, podrás pasar archivos y / o documentos de un sistema a otro.
Automatización de los flujos de trabajoTe proporcionará un elevado ahorro de tiempo y un control del estado a tiempo real de todos los documentos. Por ejemplo, si su estado es pendiente, pagado o recibido, entre otros.
Gestión de accesosLleva la confidencialidad y privacidad de tus archivos al siguiente nivel, gestionando en todo momento quién puede acceder a ellos.
Panel principalLos software de gestión de documentos generalmente incluyen un panel central donde es posible encontrar nuevas notificaciones, ciertos updates, seguimientos, etc.
Control de versionesDel mismo modo en que los documentos de Google Drive conservan todas las versiones anteriores, esta tipología de softwares permiten revisar versiones anteriores en el caso que fuera necesario.
AnotacionesComo si pegas un post-it en un documento en papel, podrás realizar anotaciones sin modificar el estado actual del archivo.

Conclusión

Ahora que ya conoces todos los beneficios de implementar un sistema de gestión documental podrás empezar a determinar cuál es el proveedor que ofrece las características que necesitas para despegar. Automatiza procesos, centraliza todos los documentos en un mismo lugar, ahorra costes, tiempo y minimiza el margen de error. 

Los mejores software de gestión documental

R2 Docuo

Presenta un software de gestión documental que podrás conectar con Microsoft 365 o sincronizar PDFs con SharePoint. Esta solución te permitirá automatizar procesos y revisar, intercambiar y firmar documentos.

Funcionalidades

¿Cuáles son las funcionalidades del software de gestión documental?

Envío de correos electrónicos y mensajes SMS de forma automática. Podrás crear correos electrónicos y notificaciones automáticamente, a través de plantillas y enviarlas a tus clientes o a personas del equipo. Los podrá enviar de manera automática cuando una transición del Workflow se ejecute o cuando un documento se encuentre varios días en el mismo estado.

Recogida de datos mediante formularios web. Podrás crear un formulario web personalizado con los campos que tú decidas y así, los usuarios y externos podrán completar los datos necesarios cuando llegue su turno en el proceso. Podrán crear nuevas ofertas, tickets, solicitudes, etc. También podrán crear cualquier otro workflow de la organización.

Crear y enviar documentos automáticamente. Ofrece la posibilidad de crear documentos de manera automática desde plantillas Microsoft Office, haciendo uso de metadatos del Workflow y adjuntándolos en formato PDF a tus emails automáticos. Podrás generar y enviar automáticamente documentos en solamente segundos, optimizando el tiempo.

eSignature. Esta solución permite enviar contratos y acuerdos a los clientes, para que así puedan revisarlos y firmarlos a través de enlaces personalizados que pueden utilizar desde dispositivos móviles. Es totalmente válido y legal debido a la normativa europea elDAS.

Control del proceso. Te permitirá tener un control de cada proceso de la empresa. Cada workflow mostrará de forma intuitiva en qué punto del proceso se encuentran los documentos, utilizando un código de colores por estado. 

Registro detallado. Gracias a esta solución podrás mantener una trazabilidad y control de cada proceso. Podrás mantener un registro detallado sobre cada documento y saber quién, cuándo, dónde y cómo han interactuado los usuarios con el documento y el flujo de trabajo. También, podrás monitorizar cuánto tiempo han pasado los clientes evaluando una oferta antes de tomar una decisión.

Gestión de la comunicación. Podrás gestionar y priorizar la comunicación con clientes y terceros mediante comentarios, recordatorios de calendario, notificaciones y gestión de tareas sobre los archivos compartidos.

Beneficios

Además de estas funcionalidades, debido a la implementación de un software de gestión documental como este, obtendrás beneficios como:

  • Organización. Permite organizar los documentos dependiendo del tipo y sus características. Podrás localizarlos por su carpeta o categoría y tener una mejor organización. 
  • Optimización de tiempo. Podrás crear documentos directamente desde plantillas Microsoft Office y además, a través de la función de búsqueda avanzada ahorrarás tiempo buscando cualquier archivo o carpeta.
  • Potente base de datos. Contarás con una potente base de datos relacional que podrás diseñar. Crearás campos de datos con información asociada para cada uno de tus archivos. 
  • Seguridad. Podrás tener una mayor seguridad con fechas de caducidad, contraseñas, https y registrar todas las veces que un enlace es utilizado, incluyendo credenciales de usuario y geolocalización IP. Además, podrás gestionar los permisos de compartición de forma centralizada.
  • Optimización del rendimiento. Incrementará el rendimiento de los equipos debido a la reducción de trabajo que es automatizado. Los trabajadores podrán centrarse y esforzarse en otras tareas más complejas que aporten mayor valor.
  • Flexibilidad y adaptabilidad. La solución presenta una arquitectura nativa en la nube y el uso de apps móviles seguras, así la gestión y colaboración es posible en cualquier lugar y ofrece la posibilidad de teletrabajo. 

Metodología Implantación y Equipo Consultoría 

Ofrece una demo gratuita de 15 minutos en la que podrás probar el software y preguntar al equipo de Docuo cualquier duda que pueda surgir y comentar tus necesidades.

Conclusión

Gracias a la implementación de R2 Docuo, podrás automatizar la gestión documental y optimizar los beneficios de tu empresa como la seguridad y la organización.

Kizeo

Kizeo es un software cloud que ofrece la posibilidad de recopilar datos y crear documentos o reportes digitales de forma sencilla y rápida. Además, permite la automatización de documentos recibidos o capturados y la generación de nuevos.

La utilización de Kizeo permitirá ganar tiempo, evitar errores y optimizar la eficiencia de la empresa.

Funcionalidades

Las funcionalidades que podemos encontrar en este software dependiendo del departamento son:

Recursos humanos (RRHH): 

                -Gestión de la documentación de empleados.

                -Medición de rendimiento de los empleados.

                -Administración de políticas de empresa.

                -Gestión de nuevas incorporaciones de personal.

                -Reporte de horas trabajadas.

                -Gestión de vacaciones y ausencias laborales.

Finanzas:

               -Gestión de facturas.

               -Guía de cargas.

               -Gestión de formulario de pedidos.

               -Gestión de órdenes de compra.

Logística: 

                -Gestión de facturas

                -Listado de contenidos.

                -Lista de empaque.

                -Tickets de recogida.

                -Gestión de embarques.

                -Creación de formularios de llegada.

                -Creación de formularios de entrega.

                -Gestión de contratos con clientes.

Operaciones:

                -Gestión de partes de trabajo.

                -Creación de reportes de calidad.

                -Creación de incidentes.

                -Generación de informes de ventas.

En general, gracias a la implementación de este software, podrás crear checklists, informes, formularios, inventarios de productos y generar albaranes, partes de trabajo, plantillas de cobros, etcétera.

Beneficios

Pero, ¿cuáles son los beneficios del uso de este software cloud?

  • Centralización. Podrás centralizar y tener todos los datos recogidos en la plataforma y aplicación móvil (iOS y Android) en tiempo real y en la nube. Será importante contar con una solución que recoja todos los datos de los distintos departamentos de la empresa. 
  • Optimización de la organización. Permite el planning y la asignación de trabajos a cada persona del equipo para así agilizar y mejorar la organización de los equipos.
  • Vinculación con otros softwares. Ofrece la posibilidad de vincular de forma automática toda la información con software centrales de la empresa como ERPs o CRMs.
  • Optimización de los distintos procesos y trabajos de la empresa. Gracias a la automatización y la gestión de archivos, captura de datos y generación de nuevos documentos, los procesos son agilizados. 
  • Optimización del tiempo. Se optimizará el tiempo debido a la automatización de los procesos, focalizando así el esfuerzo en tareas importantes y evitando la introducción manual de información en el software.
  • Detección de problemas o incidencias. Permite mandar correos automatizados al equipo o partes interesadas, con información de valor sobre problemas, incidencias o novedades. Además, a través de sistemas de trazabilidad, permite detectar rápidamente cualquier problema y plantear una acción para resolver la incidencia en el menor tiempo posible.

Metodología Implantación y Equipo Consultoría

Ofrece una prueba gratuita de 15 días y un test de autodiagnóstico para saber el nivel de digitalización de tu empresa y qué pasos seguir para mejorar. 

Además, Kizeo cuenta con profesionales que te podrán ayudar a través de correo electrónico con cualquier duda o necesidad que tengas.

Conclusión

Este software cloud es de gran utilidad para cualquier empresa o departamento que busque agilizar y digitalizar los distintos procesos de esta empresa. Además, permitirá optimizar la productividad, la organización y el seguimiento de todos los empleados.

Alfresco

El software de gestión documental de código abierto de Alfresco permite controlar el contenido de la empresa, a través de un gobierno de la información integrado y con una garantía de cumplimiento del RGPD. 

Con su implementación obtendrás beneficios empresariales y optimizarás la productividad con un sistema de gestión de documentos empresariales.

Funcionalidades

Alfresco presenta la opción de instalarse en oficina o en la nube. Si hacemos referencia a las funcionalidades de este software de gestión documental, encontramos las siguientes:

Funciones de búsqueda. Ofrece sugerencias de búsqueda instantánea y filtros que permiten recuperar contenido relevante, de manera rápida y sencilla.

Clasificación de documentos en carpetas inteligentes. Permiten agrupar los ficheros dependiendo de lo que son y no de dónde están almacenados, facilitando así la búsqueda. Podrás clasificarlos dependiendo de múltiples criterios, propiedades y características.

Gestión de documentos digitales. Podrás acceder, gestionar y hacer un seguimiento de documentos digitales e imágenes electrónicas de la información en papel que ha sido capturado gracias a la tecnología de escaneo de documento, o que ha sido ingerido como documento digital.

Gestión de registros y de contenidos web y extracción de metadatos de los documentos.

Búsquedas por contenido, metadatos o categorías. Asimismo, permite la colaboración en documentos con otros usuarios.

Control de versión y edición de documentos y auditoría. Debido a la gestión de versiones del documento, el seguimiento de los documentos es simplificado y se protege el fichero.

Automatización de tareas. Es posible la automatización de distintas tareas de la empresa como: conversión, formato o envíos. Esto agilizará el flujo de trabajo.

Creación y definición de flujos de trabajo. Simplificará la revisión y aprobación de los documentos. Asimismo,  las definiciones de procesos personalizadas agilizarán las actividades relacionadas con el contenido.

Permisos de acceso. Presenta seguridad por usuarios, roles y carpetas. Gracias a los permisos de acceso que se aplican en los ficheros y carpetas, se puede controlar quién los ve, modificarlos y eliminarlos.

Gestión de documentos de archivo. La gestión automática de documentos de archivo, optimiza y demuestra el cumplimiento de las políticas de gobierno de la información durante el ciclo de vida del documento.

Alfresco ofrece múltiples funcionalidades que te permitirán gestionar y automatizar toda la información. Además, permite el envío automático de emails, indexar documentos y la conversión automática de formatos. Una solución muy completa.

Beneficios

Algunos de los beneficios de este software de código abierto son:

  • Adaptabilidad. Es posible acceder desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Presenta un acceso multitecnología al repositorio y un alojamiento en la nube, on premise o híbrido.
  • Productividad. La productividad se verá optimizada debido a la organización y búsquedas rápidas de información y documentación. Además, optimiza la gestión de la información y los flujos de trabajo.
  • Automatización. Las tareas y procesos de la empresa serán agilizados, controlados y mecanizados. Asimismo, se aplica inteligencia artificial.
  • Optimización del coste. La empresa presentará un mayor ahorro, ya que el coste de papel y gestión de la información se verá reducido.
  • Colaboración. La colaboración empresarial se optimizará y será posible el acceso a documentos online y la colaboración de equipos en sitios.
  • Seguridad. La información de valor será protegida gracias a la seguridad que presenta por usuarios, roles y carpetas. En todo momento sabrás quién accede a los documentos o ficheros y si son modificados o eliminados.
  • Integración. Permite la integración de toda la información en una herramienta y garantiza el cumplimiento de la ley de protección de datos. Presenta estándares abiertos y múltiples opciones de integración de terceros.

Metodología Implantación y Equipo Consultoría

Este software de gestión documental cuenta con un alojamiento en la nube, on premise o híbrido y con un periodo de prueba de hasta 30 días y, además está disponible para cualquier número de usuarios, esto quiere decir que no tendrás que pagar más si nuevos usuarios se incorporan al sistema.

Podrás contar con la ayuda de profesionales a través de correo electrónico o del apartado de resolución de dudas (preguntas frecuentes) para resolver cualquier gestión o necesidad.

Conclusión

La implementación de este software será de gran utilidad, ya que los documentos y la información serán más fáciles de encontrar, permitiendo así optimizar el tiempo y centrarse en las funciones y tareas importantes en lugar de buscar activos digitales en repositorios o sitios. 

Athento

Se trata de un software de gestión documental inteligente con el que podrás impulsar tus procesos documentales para que así sean más rápidos y eficaces. Asimismo, permitirá resolver diferentes problemáticas dentro de una organización relacionados con documentos.  

La implementación de este software podrá ayudar a cualquier empresa de cualquier sector y aportará múltiples beneficios gracias a sus funcionalidades.

Funcionalidades

Athento presenta distintas funcionalidades como:

Procesos digitales. Servirá para implementar circuitos digitales de gestión de documentos, solicitudes, casos y trámites.

Almacenamiento, organización y disponibilización de documentos que soportan los procesos de negocio y la memoria corporativa.

Recepción y distribución de documentos.  Recepción y envío de documentos a usuarios internos o externos.

Producción de documentos. Podrás componer documentos PDF a partir de datos almacenados y plantillas.

Captura de documentos. Clasificación automática y extracción de datos del contenido de los documentos.

Gestión de cualquier tipo de expediente y de siniestros para aseguradoras.

Registro de entrada/Radicación de Correspondencia/Mesa de entrada y procesos de Onboarding de clientes.

Gracias a su implementación, podrás cubrir distintos procesos de tu empresa y resolver de forma inmediata cualquier problemática.

Beneficios

Los principales beneficios que te aportará el software de gestión documental inteligente de Athento son:

  • Automatización de procesos. Podrás automatizar los procesos de principio a fin e iniciarlos a partir de formularios personalizables. Asimismo, podrás crear flujos de trabajo y obtener trazabilidad de cada caso y de los documentos que los respalda.
  • Optimización del tiempo. Lograrás resolver tus casos a tiempo, distribuyendo la carga de trabajo entre el equipo, haciendo un seguimiento y manteniéndote al día de los casos.
  • Distribución de documentos e información. Conseguirás distribuir los documentos e información que necesitas, optimizando la productividad y la flexibilidad del equipo. Además, obtendrás tranquilidad al saber que clientes y colaboradores pueden comunicarse contigo a través de distintos canales.
  • Acciones autoejecutadas. Podrás eliminar el trabajo manual y solicitar documentos a clientes de forma automática. A partir de plantillas, podrás generarlos y clasificarlos automáticamente y obtener sugerencias inteligentes o incorporar acciones autoejecutadas.
  • Optimización del coste. El dinero invertido será menor gracias a la automatización y a la optimización de tus procesos. Los documentos podrán fluir a través de tus procesos e impactar directamente el día a día de los usuarios.

Como habrás podido observar, este software de gestión documental aporta beneficios y ventajas que harán que tus procesos documentales sean optimizados, ofreciendo una mayor productividad y eficacia a la empresa.

Metodología Implantación y Equipo Consultoría

Athento cuenta con distintos planes dependiendo de las necesidades de la empresa y el número de usuarios Además, cuenta con una demo gratuita para probar el software.

Podrás consultar con profesionales cualquier duda y contar tus necesidades específicas de soporte, seguridad o funcionalidad. Asimismo,  podrás encontrar un apartado de preguntas frecuentes para resolver cualquier pregunta o duda.

Conclusión

Se trata de una plataforma con contenido versátil, potente e inteligente que permite la automatización y gestión de documentos y, asimismo, construir espacios y flujos de trabajo digitales gracias a la integración de procesos, documentos y datos.  

Athento es versátil, rápido y te ayudará a realizar los procesos y la gestión de documentos de manera óptima.

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