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¿Cómo seleccionar un software de tesorería?

¿Sabías que mediante el uso de un software de tesorería es posible automatizar tareas, ahorrar tiempo, ahorrar costes y maximizar la eficiencia y eficacia de la gestión de tu compañía?

En un mundo tan competitivo y evolutivo como el actual, necesitas crecer y adaptarte constantemente a nuevas situaciones y oportunidades.

A continuación te contamos todos los beneficios y todo lo que debes saber para lograr seleccionar el mejor software de gestión de tesorería del mercado.

Beneficios de implementar un software de tesorería

Gestión de liquidez, planificación de tesorería, análisis de datos, ahorro de tiempo, ahorro de costes…

Son algunos de los beneficios de implementar un software de estas características a tu compañía.

  • Información centralizada: Ahora podrás tener un mayor control del flujo de caja y liquidez del negocio, así como también de todas las operaciones financieras que se llevan a cabo. 

¿Cuáles son las consecuencias de este beneficio?

Mayor efectividad y rapidez en la toma de decisiones, posibilidad de desarrollar un plan de acción de un modo más eficaz, control de la posición financiera a tiempo real, realizar previsiones a corto y largo plazo, detectar riesgos, etc.

  • Relacionado con el punto anterior: Ahorro de costes. Tener un control total de las variaciones en presupuestos, cobros y pagos te permitirá empezar a evitar gastos innecesarios y lograrás optimizar la gestión de tesorería.
  • Al mismo tiempo, la utilización de un software reduce el margen de error humano, al automatizar ciertas tareas.

Algunas de las horas dedicadas a realizar ciertas tareas podrán invertirse en procesos más técnicos o que requieren una mayor mano de obra, por lo que optimizamos y ahorramos tiempo.

  • Relacionado con el primer beneficio: Análisis de datos a tiempo real. Observar la evolución de ciertos indicadores, detectar riesgos o realizar informes más rápidamente.

¿Qué conlleva?

Una toma de decisiones más eficaz, un mayor control de la situación y un aumento en la capacidad de reacción del negocio.

  • Automatización de procesos. Efectúa el registro de cobros y pagos de un modo automático y destina este tiempo ganado a realizar otras tareas que requieren de más mano de obra.
  • Mayor seguridad en la realización de cobros y pagos a clientes o proveedores. Así como también te permite tener un mayor control de tus obligaciones legales y / o fiscales: impuestos, exenciones, normativas…

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Ejemplo práctico: implementación de un software de tesorería

Una compañía ha empezado a hacer uso de un software de tesorería. ¿Qué podría ocurrir si esta misma empresa no hiciese uso de este software?

Hace uso de un software de gestiónNo hace uso de un software de gestión
Los trabajadores destinan una media de 4 horas al día a realizar un nuevo proyecto que requiere de mucho tiempo y trabajo.10 trabajadores realizan la gestión de cobros y pagos a clientes y proveedores, por lo que no pueden destinar este tiempo a contribuir al nuevo proyecto.
Se ha detectado un problema de falta de liquidez en el momento en que ha ocurrido.La falta de liquidez ha sido detectada pasadas dos semanas debido a la descentralización de la información.
Al tener un control total de las variaciones en presupuestos, durante el ejercicio de 2021 la compañía ha ahorrado una cantidad de 3.000€.Los gastos innecesarios han seguido presentes en el negocio. La existencia de mucha información descentralizada no ha permitido llevar un control total de los presupuestos.
La automatización de gestión de cobros y pagos ha permitido reducir el margen de error en un 90%Se ha producido un error al gestionar mediante mano de obra uno de los pagos a proveedores, por lo que la factura ha sido devuelta.

Los datos hablan por sí solos

Un estudio realizado por la Universidad del País Vasco ha logrado detectar qué es aquello que las compañías valoran más en relación al uso de tecnologías para gestionar la tesorería del negocio (estudio efectuado mediante una muestra de 501 empresas de 10 o más trabajadores).

  • En primera posición: Mayor información y más actualizada: Un 87,3% de las compañías afirman que este factor es bastante / muy importante.

Como comentábamos en el apartado anterior, la centralización de la información nos brinda un mayor control de la situación y la posibilidad de visualizar datos a tiempo real.

  • Ahorro en costes. Valorado como bastante / muy importante por el 76,8% de las empresas encuestadas.
  • En última posición: Simulación de escenarios, considerado como bastante / muy importante por un 47,8% de las empresas encuestadas. Como esperábamos, las compañías priorizan un ahorro en costes, así como una mayor información.

Cómo seleccionar el mejor sistema de gestión de tesorería

Una vez analizados los beneficios del uso de un software de tesorería, pasamos a la parte más importante.

¿Cómo seleccionamos el mejor software de tesorería?

A continuación haremos un repaso de todos aquellos factores que debes tener en cuenta para lograr escoger el mejor software para tu negocio.

  1. ¿Cuáles son las necesidades de tu compañía?

Primer punto, y uno de los más importantes. ¿Qué funcionalidades serían imprescindibles para llevar a cabo un buen desarrollo de todas las actividades?

Trazar una lista de requisitos, o simplemente, observar qué funciones ofrecen los softwares de distintas empresas, te permitirá empezar a determinar cuál es el que más se adapta a tu negocio.

Es decir, ¿buscas únicamente cash management? ¿o también conciliación y conectividad con bancos?

  1. Tamaño de la compañía

Y relacionado con este punto: ¿existe una previsión de crecimiento de la empresa a corto / medio plazo?

No es lo mismo seleccionar un software de tesorería para PYMES que para una compañía de más de 1.000 trabajadores. Las necesidades, los costes, la flexibilidad y la capacidad de producción son distintas.

Escoger el software que te permita sacar el máximo rendimiento a la gestión de liquidez de tu negocio y que sea posible visualizar todos y cada uno de los datos, por muchos que sean.

Muy posiblemente, una compañía de más de 1.000 empleados requerirá una herramienta más compleja y con muchas más funcionalidades.

  1. Flexibilidad

¿La herramienta elegida permite añadir / modificar funcionalidades con total libertad?

Imagínate que una compañía ha decidido dejar de trabajar con proveedores, debido a que ha empezado a producir por su cuenta todas las materias primas necesarias para llevar a cabo la actividad diaria. ¿Existe la posibilidad de personalizar el software existente? ¿O es necesario sustituirlo por uno nuevo?

El hecho de empezar a automatizar la gestión de tesorería puede llevar a una inversión inicial, una necesidad de formar a los empleados y un largo proceso de adaptación a la herramienta. Por lo que si es necesario reemplazar el software, será necesaria una nueva inversión inicial y un nuevo proceso de adaptación.

También es necesario considerar si la herramienta puede adaptarse a otros software que tu negocio esté usando actualmente, como un ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) o un CRM (customer relationship management).

  1. Usabilidad

¿Los empleados que trabajarán junto al software tienen una base informática o nunca han tenido contacto con este tipo de herramientas?

Si la respuesta es la primera opción, es posible contratar una herramienta más compleja, que proporcione información más técnica y no resulte del todo intuitiva.

En el caso que la respuesta sea la segunda opción, la simplicidad del software permitirá que el proceso de adaptación sea más rápido y sencillo. Así como también brindará la posibilidad de que cualquier usuario sea capaz de interpretar las estadísticas y / o informes.

Una vez analizados estos 4 factores para seleccionar el mejor software para tesorería deberás comparar los distintos tipos que ofrece el mercado:

  • Analizar precios: ¿Puedes permitirte un desembolso inicial elevado?
  • Atención personalizada por parte del proveedor de la herramienta. Ante cualquier incidencia, debes decidir si deseas poder contactar con la compañía, o bien si prefieres externalizar el servicio y que lo solucionen desde otra compañía.
  • Permanencia: Si contratas un software es posible que se te exija un mínimo tiempo de permanencia, por ejemplo, 3 años. ¿Te interesa? ¿O sabes que no querrás estar un tiempo concreto manteniendo relación con el proveedor?

Ahora que ya conoces todos los beneficios de implementar un software de tesorería podrás empezar a ahorrar en costes y destinar el capital a otros proyectos, así como también ahorrarás tiempo y tendrás un control total de la información, por lo que podrás tomar decisiones de un modo mucho más eficaz.

También conoces cómo elegir el software que más se adapte a tu negocio, analizando tus necesidades, el tamaño de tu compañía, la flexibilidad y la usabilidad. Siguiendo estos 4 factores básicos lograrás elegir aquél que más se adapte a ti y podrás sacarle el máximo partido a la herramienta.

Es posible incorporar otros software y combinarlos con el de gestión de tesorería, de este modo se automatizarán todas las tareas repetitivas que requieren de una mano de obra constante y al mismo tiempo, la información estará más centralizada, por lo que tendrás una visión global de todas las áreas de tu compañía. 

Sumándote a la incorporación de la tecnología en el negocio lograrás ser cada vez más eficiente y podrás llevar una gestión interna ejemplar.

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