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Programas de facturación y contabilidad: funcionalidades, beneficios y como elegirlos

Gracias a un programa de contabilidad y facturación, podrás gestionar todos los registros contables de la empresa de forma rápida y simple. Podrás optimizar el tiempo de los procesos y mejorar la rentabilidad del negocio. A causa de esto, mantendrás un control completo de la empresa y los trabajadores debido a la automatización y a la gestión de recibos, facturas, presupuestos, etc.

A veces, mantener un control total de los gastos de la empresa y las facturas, puede resultar complicado. Sin embargo, implementar un programa de facturación y contabilidad puede aportar grandes beneficios para el negocio, como la simplificación de estos procesos y la optimización del tiempo.

Ya cuentes con una pequeña o mediana empresa, el uso de un programa de facturación y contabilidad resultará un acierto porque te permitirá automatizar procesos, como la facturación y la emisión de remesas bancarias. 

A continuación, podrás observar qué es un software de facturación y contabilidad, sus funcionalidades, sus beneficios y qué características deberás tener en cuenta para elegir el mejor para tu empresa.

¿Qué es un software de facturación y contabilidad?

Implementar una solución que contenga los módulos de facturación y contabilidad nos permite gestionar de forma automática todos los procesos que anteriormente se realizaban con papeles o a través de un Excel como la contabilidad.

Un programa de contabilidad y facturación permite gestionar todos los registros contables de la empresa de manera sencilla y llevar un control del envío y recepción de facturas del negocio.

Se trata de una solución que ayuda a la gestión de recibos, presupuestos, facturas, albaranes, etc., tanto de pequeñas como de grandes empresas.

Gracias a un software de facturación y contabilidad, podrás realizar auditorías internas, una facturación online, tener un control de caja, compartir archivos con tu asesor, incluir tickets de gasto y un largo etcétera. Asimismo, asegurarás una aportación segura y correcta de los datos fiscales.

Funcionalidades

Algunas de las funcionalidades más importantes que podrás encontrar en un software de facturación y contabilidad son:

-Control de tesorería: gestión de cobros y pagos, y generación automática de facturas electrónicas con la correcta especificación del IVA y la numeración correlativa.

-Creación de facturas, presupuestos o albaranes junto a plantillas personalizadas y el logo de la empresa.

-Organización automática de facturas y albaranes a través de filtros (cliente, fecha, asunto, etc.).

-Seguimiento detallado del negocio debido a la obtención de informes y gráficos.

-Digitalización de facturas a través del escáner de tickets de gasto y documentos.

-Agenda con la base de datos de clientes y proveedores que permite almacenar facturas dependiendo del cliente. 

-Programación de alertas para saber el estado de facturas y avisar al cliente en caso de que estén vencidas.

-Generación de informes y gráficos para saber la evolución del negocio y mantener un seguimiento de este.

-Control del efectivo del que dispones y conciliación de movimientos de manera automática.

-Generación automática de sumas y saldos, y de flujo de efectivo.

-Elaboración automática de impuestos a partir de los libros de IVA, IGIC y de información contable registrada, de acuerdo con lo que establece la ley.

Beneficios

A causa de las funcionalidades tan útiles que ofrece un programa de facturación y contabilidad, podrás obtener múltiples beneficios y ventajas como:

-Control total de la actividad financiera de la empresa.

Conocimiento del estado del negocio gracias a informes financieros basados en los datos del negocio, y tendrás acceso a cuentas bancarias, gastos o movimientos.

-Acceso a las facturas y a la documentación contable.

La facturación se verá optimizada y agilizada y podrás escoger la tarifa, el cliente, el tipo de IVA, etc.

-Cumplimiento de las normativas fiscales.

Permite programar los pagos y tributaciones de forma sencilla y estar al día de informes y modelos tributarios, control de cobros y pagos, etc.

-Optimización del tiempo.

El tiempo empleado en las operaciones contables se verá disminuido, clasificando las facturas en una misma interfaz.

-Reducción de errores y costes.

Ahorrarás tiempo y reducirás los costes del negocio, reduciendo errores humanos que podían ser cometidos en procesos manuales.

-Automatización de procesos y tareas.

Debido a la automatización de procesos financieros o contables, podrás optimizar el tiempo dedicado en tareas importantes o problemas que puedan surgir.

-Mejor toma de decisiones.

Gracias a los datos y a la información obtenida de la empresa, tomarás mejores mediciones (más inteligentes) y mejorarás tu reputación y posición frente a la competencia.

Pero, a parte de estos beneficios y ventajas, también podemos encontrar alguna desventaja:

VentajasDesventajas
-Rapidez y oportunidad de la información.
-Mayor uso del volumen de operaciones. 
-Protección contra errores.
-Pases automáticos al mayor.
-Preparación automática de informes. 
-Impresión automática de documentos. 
-Actualización de los saldos contables. 
-Retroalimentación instantánea.
-Procesamiento rápido y eficiente de grandes cantidades de datos.
-Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo. 
-Se necesitan suficientes recursos. -Alto costo de inversión para instalarlo.
-Tienen necesidad de mantenimiento. 
-Alto costo de mantenimiento. 
-Alto costo para el entrenamiento del personal. 
-Alto costo de desarrollo. 
-Los programas deben ser confiables.

Fuente: Vizcaino, 2019.

¿Cómo elegir el mejor software de facturación y contabilidad?

Las principales características que deberás tener en cuenta a la hora de elegir un software de facturación y contabilidad para tu empresa son:

-Simplificación del trabajo y automatización de procesos.

-Posibilidad de conectarlo con tu gestoría para optimizar y reducir tiempo.

-Flexibilidad, adaptabilidad y compatibilidad.

-Automatización de tareas como cobros, facturas emitidas, etc.

-Fácil integración con otras plataformas y apps.

-Completo, con otras soluciones empresariales integradas.

-Intuitivo con una interfaz fácil de utilizar.

-Cumplimiento de los requisitos legales. 

Modelos tributarios

Es importante que el software de facturación y contabilidad genere los modelos tributarios que se deben presentar y te permita incluir:

  • El número correlativo de factura de forma automática.
  • La fecha de expedición.
  • Datos de la empresa y de los clientes receptores de la factura.
  • El tipo de IVA y el IRPF.
  • El concepto de la factura.
  • Cálculo automático de la cuota tributaria.
  • Número de cuenta.
  • Otros datos necesarios.

Sin embargo, será importante que te asegures de los siguientes puntos:

1. El software debe cubrir todas las necesidades de la empresa.
2. Debe ser sencillo de utilizar por todos los empleados.
3. Asegúrate de que sea una buena inversión tecnológica a largo plazo para la empresa.

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Teniendo en cuenta estas características y puntos expuestos anteriormente, podrás asegurar la correcta elección del mejor programa de facturación y contabilidad para tu empresa. Además, si la solución cuenta con una prueba gratuita, podrás probarla y evaluar si se adapta correctamente a las necesidades de tu negocio.

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Conclusión

Ahora que ya sabes todo lo que debes tener en cuenta para elegir el mejor software de facturación y contabilidad para tu empresa, solamente deberás elegir el que mejor se adapte a tu negocio y a los empleados.

Una implementación y una interfaz sencilla de utilizar será clave para gestionar correctamente todos los procesos de facturación y contabilidad, y obtener los beneficios mencionados con anterioridad.

Implementar nuevas tecnologías y un software de facturación y contabilidad que englobe todas las tareas de gestión de una empresa, será necesario para llevar un control completo de toda la actividad financiera del negocio.