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Como implementar un Software Gestión PROYECTOS. Algunas de las mejores soluciones.

¿Qué es un Software de Gestión de Proyectos?

La gestión de proyectos es un ámbito que comprende una enorme complejidad y en el que se debe planificar cada detalle: la asignación de recursos, los costes y el control de la rentabilidad que conlleva cada acción.

Tiene por el objetivo de optimizar la eficiencia de la dirección y del equipo encargados de su ejecución trabajando de forma colaborativa para cumplir con el cronograma del proyecto, cumplimento en la ejecución de los hitos establecidos. Para ello, es interesante que el software disponga también de una dashboard con indicadores para tener controlado el proyecto y evitar riesgos innecesarios. 

Sectores, Metodologías y normativas relacionadas.

El software de Gestión de Proyectos vinculado habitualmente, entre otros, a los sectores de actividad como Arquitectura, Ingeniería, Construcción, Desarrollo e implantación de Software, etc.

Asociado a la Gestión de Proyectos existen multitud de metodologías. Aunque no es objetivo de este post, solo indicar que una de las más conocidas es la metodología Agile con marcos como Scrum, Kanban,  Estreme Programming y Adaptativo. Otras metodologías se basan en los procesos (ejemplo: Lean Management) o en la gestión del cambio o en las secuencia de las tareas que habitualmente relacionamos con los Diagramas de Gantt.

Un punto clave es la calidad de la ejecución de proyecto, a veces, perjudicada por la velocidad para cumplir los plazos. Dentro de la normativa de las ISO’s, existe una especialmente dedicada para poder dirigir y realizar la gestión de proyectos, se trata de la ISO 21500

Fases de implementación de un software de Gestión de Proyectos

Para hacer frente a estos retos, tu mejor aliado será un ecosistema y solución de gestión específico para proyectos, con el que reduzcas la imprevisibilidad y la complejidad en estas áreas de negocio y con el que puedas llevar un control total de todos tus proyectos.

Una vez tomada la decisión y teniendo en cuenta que has elegido las herramientas que más se adaptan a las necesidades de tu empresa, ha llegado el momento de implementarlas. Es ahora cuando debes tener en cuenta muchos factores ya que de ellos dependerá el éxito o el fracaso del proceso.

El proceso es largo y complejo. Además de la inversión inicial, también implica un cambio de cultura empresarial que la organización debe asumir si desea ser competitiva en un nuevo mercado 100% digital.

10 fases principales para implementar tu software de gestión de proyectos

  1. Conoce al proveedor e involúcralo. Es importante que realices una investigación exhaustiva de tu proveedor antes de tomar una decisión, incluso puedes pedirle que te facilite el contacto de otros clientes para que te cuenten su experiencia con él y con la implementación.
  2. Conoce bien tu empresa y sus procesos. Identifica todos los aspectos de tu empresa y de tus servicios. Analiza cuáles de ellos pueden llegar a afectar en la implementación de tu ecosistema y software de gestión de proyectos para evitar posibles contratiempos en el momento menos oportuno.
  3. Comprueba que tu infraestructura tecnológica sea compatible con la nube. Revísalo antes de realizar la implementación, bien para comprobar que se ajustará al potencial del nuevo ecosistema o bien para valorar la actualización o posibles cambios.
  4. Metodología de la implementación. Antes de ponerte manos a la obra puedes pedirle a tu proveedor que te detalle cuál será la metodología de la instalación de tu software de gestión de proyectos: de esta manera tendrás más claro el proceso y la puesta en marcha.
  5. Costes totales. Cuando tengas toda la documentación encima de la mesa, examina los costes “reales” de la ejecución. Además de las herramientas que componen el ecosistema, como el nº de licencias, sea de compra o suscripción (SaaS), tipos de usuarios (si son concurrentes y si tienen permisos completos o limitados), y además se pueden sumarse costes de formación, actualizaciones, etc.
  6. Conserva tu información más útil. Tener un nuevo software de gestión no implica la pérdida de la información anterior, es más, puedes tomártelo como una oportunidad de deshacerte de la información que ya no te resulta útil y ordenar el resto.
  7. Formación para la resistencia al cambio. En este punto, el proveedor será tu aliado y será quién deba formar a tus empleados para la utilización del nuevo programa de gestión de proyectos. Es normal que el nuevo ecosistema propicie, en un primer momento, el rechazo entre los trabajadores ya que se trata de un cambio que supondrá implicación y esfuerzo por su parte, por lo que es imprescindible implicarlos en el proceso desde el principio.
  8. Implicación de mandos directivos. No sólo los empleados deben involucrarse en la nueva planificación de proyectos: los directivos también intentarán “librarse” de este proceso. Si esto ocurre, el éxito de la implementación puede truncarse.
  9. Auditoría. Llegados a este punto, ya eres consciente de las dimensiones del proceso, por lo que estarás de acuerdo en que será necesario realizar auditorías e informes de manera periódica donde se muestre cuál es el funcionamiento del ecosistema de gestión de proyectos. Estas auditorías pueden realizarse junto con el proveedor o, si fuera necesario, con la ayuda de consultores externos.
  10. Soporte técnico y soporte al cliente. El soporte antes, durante y después de la instalación del ecosistema es esencial. Busca un proveedor que te ofrezca soporte de forma personalizada, que tengas un contacto online o telefónico siempre que lo necesites e incluso que visite a tu empresa si se diera el caso.

Algunas de las mejores Soluciones para Gestión de Proyectos:

Aqua Project & Services

Con más de tres décadas de experiencia en ingeniería de Software Empresarial, Aqua eSolutions ofrece un avanzado e innovador software de gestión de proyectos, Aqua Project & Services, para el control, gestión y seguimiento de proyectos, con un exhaustivo control financiero, de deuda y una completa gestión documental.

Aplicación en entorno web para ayudar a la planificación, administración, ejecución y control de la evolución del trabajo, tareas e hitos, gestion de tiempos y recursos, con visibilidad de la rentabilidad en tiempo real y de las desviaciones de plazos o presupuestos.

Completa gestión de operaciones, que consigue organizar y unificar eficientemente grupos de trabajo y una integración total de los datos, mejorando el rendimiento y la productividad para su finalización con éxito y cumpliendo plazos.

  • Administración de proyectos, obras, instalaciones y mantenimientos.
  • Gestión de partidas, trámites y encargos
  • Gestión y control de entregas y estados
  • Grados de cumplimiento
  • Control de fases e hitos y procedimientos
  • Control y gestión de facturas proforma
  • Facturación por prestación, a origen o periódica
  • Generación automática de albaranes y facturas
  • Grado de facturación y estado de deuda
  • Niveles de rentabilidad de proyectos
  • Gestión documental: contratos, acuerdos, etc…
  • Análisis, evaluación y cumplimiento de objetivos por responsable
  • Misiones y unidades de actuación
  • Planificación y gestión de recursos humanos, materiales y técnicos
  • Control presupuestario de los costes de ejecución
  • Planificación de intervenciones, órdenes de intervención y ejecución de intervenciones.
  • Firma digital y carga de imágenes.
  • Revisión de entregas y validación a través de certificaciones de conformidad.
  • Generación automática de entregas cumplidas.

Aqua Project & Services se integra con un avanzado portal de proyectos, Aqua Projects webPlace. Portal web que dispone de una extensa funcionalidad y cobertura, facilitando la gestión y monitorización de proyectos y tareas de forma online, en cualquier momento y lugar, de manera sencilla, accesible y eficiente. Ofrece una visión global de la cartera de proyectos, con los datos estratégicos en un único dashboard. Control total y exhaustivo sobre fechas, tiempos, hitos, vencimientos y cumplimientos, ayudando a establecer las prioridades necesarias para un correcto cumplimiento. Posibilidad de niveles de acceso a usuarios según roles.

Aqua Project & Services se adapta a compañías de cualquier tamaño y ofrece una gran escalabilidad. Además, se integra fácilmente con aplicaciones de terceros a través de bots y ofrece una inmejorable relación calidad/precio

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Amplya. Ingeniería del Software

Un software específico y actualizado que ofrece innovación año tras año.

El software para Obras y Reformas de Amplya permite importar Archivos BC3 en el propio estudio, actualizando y guardando en la base de datos las nuevas partidas para que puedas trabajar con ellas en futuros proyectos. Puedes continuar con el estudio de obra a partir de la información del propio BC3, modificar y hasta presentar diversas versiones del presupuesto en un mismo registro.

Podrás hacer modificaciones generales, rápidas y sencillas ajustando el presupuesto a un importe o a un porcentaje de forma que se recalcule el beneficio del presupuesto. Aunque, también podrás modificar el beneficio por partidas si lo deseas.

Además, Amplya te permite modificar el tipo de IVA al detalle, indicando en cada partida el tipo de IVA que se desea aplicar.

Si eres de los que trabaja con obras con gran cantidad de capítulos y partidas, su módulo de familias de coste te permitirá simplificar los procesos y agilizar la entrada de datos.

En su última actualización, Amplya ha incorporado un control del crédito a industrial que te permitirá asignar un crédito a cada industrial o a parte de ellos si lo deseas. Podrás activar o desactivar el control total de los créditos a industriales, por lo que podrás ajustar el grado de control y restricción que deseas tener en cada proyecto.

Por otro lado, el ERP que ofrece Amplya cuenta con la personalización de la impresión de los diferentes documentos. Por ejemplo, la impresión de una certificación a origen o de una factura puede hacerse con mayor o menor detalle a voluntad del usuario.

Gracias a su visor de la situación de obra podrás conocer de forma actualizada el estado de la obra y controlar cada proceso a medida que se va ejecutando el proyecto.

CONCLUSIÓN:

Existen ERP’s con un módulo de Gestión de Proyectos pero si se requiere de un abanico importante de funcionalidades es necesario adquirir un software específico de Gestión de Proyectos.

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