¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Disponer de un programa de gestión que cubra todas las necesidades es imprescindible para las empresas debido a la imparable transformación digital.

Un sistema ERP es un software de gestión empresarial que ayuda a las organizaciones a controlar todos sus recursos y procesos de negocio de una forma sencilla, organizada y productiva.

Antes de la aparición de los ERP, las empresas utilizaban programas independientes para cada departamento, provocando una falta de comunicación importante entre ellos, lo que aumentaba la dificultad para trabajar en grandes equipos. Con la aparición del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), esta falta de comunicación ha desaparecido, mejorando la productividad y reduciendo los errores humanos.

A continuación, vemos en profundidad qué es un ERP, cuáles son sus características y funciones o qué ventajas pueden obtener las empresas que lo implementen.

1. ¿Qué es un sistema ERP? 
2. Características de un ERP software 
3. Módulos de un sistema ERP 
4. Ventajas de un software ERP para empresas 
5. Cómo elegir el software ERP más adecuado para tu empresa 

¿Qué es un sistema ERP?

● Es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un programa de gestión empresarial que se divide modularmente pero que permite trabajar con toda la información de una empresa conjuntamente. Cada módulo corresponde con un departamento o función distinta, como por ejemplo contabilidad, recursos humanos, producción, logística, etc.

● Cada módulo puede funcionar de forma independiente, pero a su vez, todos pueden compartir datos entre ellos, ya que trabajan sobre la misma base de datos. Cada empleado o departamento puede instalar tan solo los módulos con los que va a trabajar, lo que permite ahorrar mucho tiempo y facilita la gestión de software. Gracias a esto, se pueden instalar módulos de manera flexible a medida que es necesario.

● Los datos de cada módulo se comparten automáticamente en tiempo real con todos los demás, facilitando de esta forma el trabajo cooperativo y reduciendo a su mínima expresión los errores de comunicación. Todos los procesos de una empresa están comunicados de tal forma que cuando, por ejemplo, se produce una venta, todos los módulos se comunican automáticamente entre ellos para completar el proceso contable y logístico.

Características de un ERP software

Los sistemas ERP se caracterizan por ser un software muy completo con el que las empresas pueden trabajar de una forma muy productiva y eficaz. Las principales características del sistema ERP son las siguientes:

Integral

Los distintos módulos que conforman un software ERP forman parte de un sistema integral que incluye todo lo necesario para gestionar los distintos departamentos de una empresa.

Personalizable

La mayoría de programas de gestión ERP se pueden personalizar y configurar según las necesidades de cada empresa. Además, es también posible añadir nuevas funciones a través del desarrollo de software.

Flexible

Se trata de un sistema de gestión realmente flexible gracias a su división modular. Podemos utilizar tan solo un par de módulos o instalar todos los que incluye. Cada empresa decide qué funciones necesita en cada momento, instalando y desinstalando módulos según sus requerimientos.

Robusto

El software ERP para pymes y grandes empresas se caracteriza por ser un sistema muy robusto y confiable. El sistema gestor de base de datos y el servidor sea on premise o sea en el cloud pueden proporcionar servicio a miles de terminales sin ningún problema.

Escalable

Es un sistema que permite a las empresas escalar su gestión de forma gradual a medida que crecen sus necesidades.

Módulos de un sistema ERP

Los programas de gestión ERP incluyen una gran variedad de módulos que cubren las principales necesidades de las empresas. Cada software puede disponer de diferentes módulos, pero por lo general se incluyen los siguientes:

• Recursos humanos (RRHH): permite la gestión de todos los datos relacionados con los empleados, nóminas, registro horario, vacaciones, etc.
• Finanzas (Contabilidad  y Facturación): gestión de datos financieros y costes comerciales.
• Producción: desde la gestión de materiales necesarios, procesados y producidos hasta la planificación de recursos y aprovisionamiento.
• Ventas: el equipo de ventas puede gestionar todas las transacciones desde este módulo, incluyendo la gestión de inventario, de precios o de ofertas.
• Logística: este módulo permite manejar de forma sencilla los envíos a clientes, la recepción de mercadería, gestión del almacén, etc.
• Mantenimiento: control de maquinaria, gestión de incidencias, planificación de trabajos de prevención, compra de repuestos, etc.
• Business Intelligence: algunos ERP incluyen módulo de BI, que permite analizar los datos recogidos por este para transformarlos en conocimiento o realizar análisis predictivos.
• Relación con el cliente (CRM): aunque se trata de otro tipo de programa gestor, algunos ERP incluyen un módulo CRM que permite gestionar la relación con los clientes.

Ventajas de un software ERP para empresas

Aunque ya hemos visto cómo puede ayudar a una empresa un sistema ERP, vamos a definir de forma más concreta las principales ventajas de un ERP y beneficios que otorgan este sistema de gestión de datos a las empresas:

Ahorro de tiempo

Disponer de un sistema completo que automatiza el registro y el uso compartido de los datos de una forma sencilla permite a los empleados ahorrar una gran cantidad de tiempo.

Aumenta la productividad

El ahorro de tiempo se transforma directamente en un aumento de la productividad, ya que gestionar todos los procesos es más fácil y ágil cuando se dispone de un sistema integrado.

Mejora la comunicación

Como todos los módulos están integrados en un mismo sistema, la comunicación entre ellos es total, lo que permite que la comunicación entre los distintos departamentos sea más eficiente.

Reduce los errores

La automatización y la actualización de datos en tiempo real reduce los errores humanos producidos por sistemas poco fiables.

Los datos están más seguros

Todos los datos de una empresa se encuentran seguros en una misma BBDD. Esto permite cumplir con la protección de datos de forma centralizada y evita la fuga de información.

Visión de negocio 360º

Al disponer de todos los datos de la empresa en un solo lugar, tenemos una visión de negocio mucho más completa, sobre todo si nuestro ERP nos facilita la generación de informes.

Mejora la toma de decisiones

Gracias a esta visión de negocio completa, podemos mejorar nuestra toma de decisiones con el objetivo de aumentar nuestros beneficios.

Aumenta la satisfacción del cliente

Gracias a la mejora de la gestión de nuestra empresa, se produce una reacción causa efecto en la que el último beneficiado es el cliente.

Cómo elegir el software ERP más adecuado para tu empresa

Antes de elegir el software ERP de tu empresa, deberías llevar a cabo un process mapping para elaborar un listado de todos los requerimientos que necesita tu negocio identificando aquellos que son más críticos.

Principales características de las que deberías valorar y analizar:

Módulos

Comprueba, no solo que dispone de todos los módulos que necesitas en la actualidad, sino que además incluya una cantidad de módulos completa que pueden serte útiles en el futuro, ya que cambiar más tarde de sistema puede resultar muy complejo

Presupuesto

Obviamente, el precio de tu software ERP tiene mucho que decir en tu elección. Comprueba el coste total de tu implementación, ya que a pesar de que algunos sistemas ERP son gratuitos, tienen otros costes de instalación, mantenimiento, módulos de pago, etc.

Importación/exportación de datos

Es importante tanto que puedas importar los datos de tu anterior sistema como que tengas la opción de exportarlos en caso de que sea necesario en un futuro. Tus datos son lo más importante de tu negocio.

Personalización

Tu ERP debe incluir opciones de total personalización de todas las opciones que incorpora. Además, puede ser muy interesante que este tenga la opción de añadir funcionalidades propias mediante el desarrollo de software.

Actualizaciones

Tu sistema ERP debe estar vivo, incorporando actualizaciones cada cierto tiempo que añadan nuevas funcionalidades, corrijan errores y mejoren las prestaciones de este.

Soporte

Cualquier sistema de gestión empresarial debe contar con un buen equipo de soporte al que poder acudir en caso de dudas, fallos del sistema o cualquier otro tipo de problema que nos pueda surgir.