Lean Management es una herramienta de gestión que permite a las empresas evitar el desperdicio de tiempo y recursos, aumentar la productividad, agregar valor para el cliente y asegurar un ciclo de mejora continua. ¿En que consiste este sistema y como implantarlo?
Para utilizar una palabra que está de moda, se podría en primera instancia afirmar que Lean Management es “tendencia” hoy en el mundo corporativo pero tiene sus orígenes en metodologías aplicadas hace casi un siglo con Toyota.
En nuestra entrada de hoy, definiremos la filosofía del Lean Management, conoceremos un poco de su historia, aclararemos un par de conceptos y compartiremos un sencillo pero eficaz paso a paso para implementarlo en cualquier empresa.
¿Qué es Lean Management?
Es una filosofía. Una forma de ver y entender la gestión de la empresa, que se centra en reducir desperdicios, y en mejorar de forma continua en el tiempo para beneficiar al cliente y a la empresa.
La mejora continua es la clave de Lean Management. Esta filosofía de gestión, busca eliminar cualquier factor que produzca pérdida de tiempo, de esfuerzo o de dinero, identificando cada paso en cada proceso, para luego revisar y eliminar los pasos que no crean valor.
¿Dónde nace Lean Management?
Si echamos un poco para atrás en la historia, descubrimos que Lean fue inventado en Japón, en la década de los 30, en las entrañas del gigante de la automoción Toyota.
El principio del sistema era muy simple: gestionar sin desperdiciar. En otras palabras, es preciso buscar el máximo rendimiento, consumiendo el mínimo de recursos, pero garantizando la satisfacción del cliente.
El equipo de Toyota, básicamente, revisó el modelo propuesto por Henry Ford para corregir algunas de sus ineficiencias más importantes. El modelo fordiano, ponía el foco en la especialización del trabajo. En cómo se ejecutaban las tareas y cómo se utilizaban las herramientas. Los operarios debían hacer una cosa específica, tan definida y depurada, que no tuvieran que pensar cómo hacerla. La filosofía Lean, movió el foco hacia el proceso total, en lugar de las tareas específicas. Se dedicó a mejorar la manera en la que el producto fluye a través del proceso total.
Este cambio de pensamiento, permitió a Toyota producir automóviles en muy poco tiempo, con muchos menos recursos que los que consumían otros fabricantes, y elevando los niveles de calidad del producto final.
Al inicio, Lean se aplicaba específicamente al proceso productivo o de fabricación industrial. De ahí, que entonces se conociera como Lean Manufacturing.
¿Es Lean Manufacturing lo mismo que Lean Management? El segundo, es una evolución del primero, que abandona la planta de producción y se adentra en el mundo de las oficinas, los directores y sus interacciones con los empleados.
Lean Management y las 7 fuentes de desperdicio
El Lean Management identifica 7 fuentes principales de desperdicio. Al conocerlas, la empresa puede atacar los problemas y solucionarlos, evitando que se repitan:
- Sobreproducción: es lo que sucede a las empresas que producen más de lo que venden. Terminan con demasiadas existencias, que generan costes de gestión y de almacenamiento. Muchas no se venderán nunca.
- Acciones innecesarias: en muchas empresas existen tareas o incluso, procedimientos que, literalmente, no sirven para nada.
- Tiempos de espera: mejorar el flujo del producto a través del proceso, reduciendo los pasos que no aportan, reducen los tiempos de entrega de los productos al mercado. En un proceso, puede haber mucho tiempo muerto que corte el flujo del producto y que puede estar relacionado con esperas de material, información, reparación de maquinaria, cuellos de botella, gestión, etc.
- Actividades de manejo y transporte: mover productos o materiales consume tiempo. Este transporte debe ser reducido al máximo pues es un desperdicio que no aporta ningún valor al producto final.
- Tratamientos innecesarios: sorprende la cantidad de reprocesos que se llevan a cabo muchas veces en las empresas por procesos mal definidos. Hay que minimizar, pero también definir los procesos de forma que cada paso de los mismos cuente con todos los insumos que necesita para ser terminado en el menor tiempo posible y con la calidad necesaria.
- Desplazamientos innecesarios: hoy en día, no debería ser admisible que un empleado se tenga que desplazar hasta otra ciudad, o hasta otro país, para reunirse con un director, por ejemplo. Las oficinas y espacios de trabajo deben ser diseñados para evitar o reducir movimientos innecesarios de personas o equipo que no añada valor al producto final. El teletrabajo también es una forma de reducir el tiempo muerto que emplean los profesionales en conducir hasta la oficina.
Cómo implantar Lean Management – Paso a paso
Bien. Ya entendemos que la filosofía Lean busca mejorar de forma continua, reduciendo de forma gradual y sostenida aquellas actuaciones o elementos que nos generan pérdida de tiempo o cualquier otro recurso de forma innecesaria.
Lo siguiente que tenemos que aprender es cómo implantarlo en una empresa. Chris Turner, un consultor con casi 40 años de experiencia en Lean Management, propone un sencillo esquema de 10 pasos, que puede ser ajustado al contexto de cada empresa para la implementación de un sistema de Lean Management:
1 – Diseñe una estrategia
Identifique y priorice cinco procesos de negocios que están entregando resultados por debajo de lo esperado y defina las metas y los objetivos que en verdad espera de estos cinco procesos. Con base en ellos, se diseñará una estrategia piloto, que posteriormente se llevará a todos los procesos de la empresa.
2 – Elabore un mapa de procesos
Dibuje un mapa de estado actual de los procesos, para identificar el desperdicio en cada uno de ellos. También, dibuje un mapa del estado futuro de esos procesos, como usted imagina que deberían operar. A continuación, desarrolle un plan para implementar las acciones necesarias para lograrlo.
3 – Organizar el lugar de trabajo
Lleve a cabo un evento 5S en el área de trabajo para cada proceso de negocio. Elimine el desorden y reorganice las áreas para que sea más fácil encontrar y reemplazar elementos. ¿Qué es eso de 5S? Es otra expresión que proviene del modelo Lean original. Las 5S, provienen de cinco palabras en japonés. Veamos su traducción al español:
- Seiri – Clasificar y descartar
- Seiton – Organizar
- Seiso – Limpiar
- Seiketsu – Higiene y visualización
- Shitsuke – Disciplina y compromiso
4 – Mejorar los flujos de procesos
Identifique los cuellos de botella y vuelva a diseñar el lugar de trabajo y los procesos, para permitir que todo fluya sin obstáculos.
5 – Reducir los espacios de tiempo perdido
Identifique y elimine los problemas que son la causa raíz del tiempo de inactividad en los procesos. Algunos ejemplos son: cambios de personal, fallas en los equipos, trabajo defectuoso…
6 – Controles las cantidades que se producen
Controle la cantidad de elementos que entran y salen de cada proceso. Aproveche el tiempo necesario para calcular y establecer cantidades necesarias para satisfacer la demanda de los clientes.
7 – Equilibrar la carga de trabajo
Medir los tiempos del ciclo de trabajo y compararlos con los estimados. Equilibre el contenido del trabajo y la programación de la carga de trabajo para que coincida con el tiempo estimado.
8 – Estandarizar procesos y prácticas de trabajo
Identifique y documente las mejores prácticas laborales y de negocios. Desarrolle e implemente trabajos estándar para procesos de negocio.
9 – Procurar la mejora continua
Promueva programas de formación y capacitación para implementar herramientas más avanzadas de resolución de problemas, aumentando así la capacidad de los equipos y de los empleados, de tal forma que se produzca la mejora continua.
10 – Forme una cadena de suministro Lean
Asóciese y colabore con proveedores y clientes que hayan implantado el sistema. Extienda sus esfuerzos Lean a la cadena de suministro.
Software Selección, empresa especializada en la consultoría de negocios avanzada e independiente para la selección de software, ofrece servicios de análisis y consultoría que permiten, proponer reingenierías y las herramientas adecuadas para apoyar la implantación de un sistema Lean Management.