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DocuWare para la organización inteligente de documentos software Gestión Documental (DMS)

DocuWare para la organización inteligente de documentos

Tipo de licencia: Compra

Tipo de implantación: SaaS, Cloud, Cliente Servidor

Sectores: Agricultura y Ganadería, Alimentación y Bebida, Alta Tecnnología, Automoción, Construcción e Inmobiliaria,...

Controla todos tus documentos y aumenta la eficacia de tu negocio con DocuWare. Si se te acumulan las tareas, te falta tiempo y no consigues la información, sigue leyendo que esto es para tí. Información siempre disponible, menos tiempo y esfuerzo mediante la automatización y un archivado seguro y protección de datos.

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Descripción y características

DocuWare es una solución empresarial intuitiva y altamente flexible que te permite almacenar, organizar y recuperar documentos de forma segura en cualquier momento y desde cualquier lugar. Algunas de sus características clave son:

  1. Archivado sin esfuerzo: DocuWare almacena documentos de diversas fuentes en un solo lugar, lo que elimina caos de archivos y las eternas búsquedas. Ya sea facturas, presupuestos o detalles contractuales, todo está disponible al instante. 
  2. Flujos de trabajo optimizados: Automatiza tareas como el archivado, el control de versiones, el seguimiento de plazos, las aprobaciones y las notificaciones. Esto permite que tus equipos utilicen su tiempo de manera eficiente y completen proyectos sin esfuerzo adicional.
  3. Colaboración segura: DocuWare te permite acceder a documentos y flujos de trabajo desde cualquier lugar: en la oficina, trabajando desde casa o durante tus viajes. Los intercambios de datos están cifrados de forma segura, y los permisos son fáciles de controlar para proteger la información confidencial

Funcionalidades

  1. Archivado. Independientemente de si son documentos empresariales entrantes o salientes, en DocuWare se captan de forma centralizada, se enriquecen con metadatos y se vinculan a la información relacionada. Las funciones automatizadas de importación y captura de datos garantizan una disponibilidad y productividad inmediatas.
  2. Búsqueda. Ya sea texto completo, filtros específicos o vista de archivos, DocuWare muestra todos los documentos de un proyecto, cliente, proveedor, plazo o transacción comercial con solo pulsar un botón y permite su visualización inmediata, independientemente del tamaño y formato del archivo. 
  3. Automatización. Utiliza flujos de trabajo y formularios personalizables para controlar eficazmente los procesos basados en documentos, supervisar los plazos, disminuir el tiempo de respuesta y realizar un seguimiento de los pasos de procesamiento en cualquier momento, desde la aprobación de facturas hasta la renovación de contratos.
  4. Edición. Añade notas, tu firma y sellos a los documentos o marca detalles importantes sin modificar el original. Además, puedes abrir los documentos en el programa original y editarlos. El control de versiones automático y el historial de documentos aportan la transparencia que buscas.
  5. Integración. Integra DocuWare en aplicaciones empresariales clave como Microsoft Teams, Outlook, tu ERP o CRM para almacenar y acceder sin problemas a los documentos y automatizar los flujos de trabajo. Esto ahorra constantes cambios de programa, garantiza datos sincronizados y aumenta la eficiencia en todas las áreas.
  6. Protección. Los documentos bien organizados facilitan el cumplimiento de las directrices de conservación y garantizan una buena preparación para poder facilitar información en cualquier momento. La rigurosa estructura de los permisos, el registro seguro, los procesos claramente regulados y las entradas inalterables del sistema protegen contra la pérdida, el uso indebido y la manipulación de los documentos.

Ventajas y beneficios   

  1. Eficiencia operativa: DocuWare simplifica la gestión documental, lo que ahorra tiempo y recursos. La automatización de flujos de trabajo reduce la carga manual y acelera los procesos. 
  2. Acceso remoto: La posibilidad de acceder a documentos desde cualquier lugar es crucial en un mundo cada vez más digital. DocuWare permite a los empleados trabajar de forma remota sin problemas.
  3. Seguridad de datos: La colaboración segura y el cifrado de datos protegen la información confidencial. Los permisos de acceso garantizan que solo las personas autorizadas puedan ver ciertos documentos.
  4. Cumplimiento normativo: La estructura de permisos y los registros seguros ayudan a cumplir con las regulaciones de conservación de documentos. Esto es especialmente importante para auditorías y litigios.
  5. Transparencia y control: El control de versiones y el historial de documentos brindan transparencia en los cambios y ediciones. Las empresas pueden rastrear quién hizo qué y cuándo.
  6. Integración con otras aplicaciones: DocuWare se integra con herramientas empresariales clave, lo que facilita la sincronización de datos y la automatización de flujos de trabajo.

DocuWare mejora la productividad, la seguridad y la eficiencia en la gestión documental, lo que beneficia a las empresas de todos los tamaños y sectores.

¿En qué destaca tu software respecto a los demás?

  • Automatización de flujos de trabajo: DocuWare automatiza procesos empresariales mediante flujos de trabajo predefinidos. La automatización reduce la necesidad de intervención manual, lo que ahorra tiempo y minimiza errores. Además, los flujos de trabajo pueden adaptarse según las necesidades específicas de cada organización.
  • Acceso rápido a la información: DocuWare permite buscar y acceder a documentos de manera eficiente. Algunas características incluyen: indexación inteligente, búsqueda avanzada y acceso desde dispositivos móviles.
  • Seguridad y archivado centralizado: DocuWare garantiza la seguridad de los documentos mediante: control de acceso, archivado seguro y control de cambios.

DocuWare ofrece una solución completa para la gestión documental, mejorando la eficiencia, la seguridad y la accesibilidad de la información en las organizaciones.

Conclusión 

DocuWare es una solución integral y eficiente para la gestión documental empresarial. Permite almacenar, organizar y recuperar documentos de manera segura desde cualquier lugar, mejorando significativamente la productividad y la eficiencia operativa. La automatización de flujos de trabajo y la integración con aplicaciones empresariales reducen la carga manual y optimizan los procesos, ahorrando tiempo y minimizando errores.
Facilita el archivado y búsqueda de documentos, proporcionando un acceso rápido y eficiente a la información. Garantiza la seguridad de los datos con cifrado y control de acceso, cumpliendo con las regulaciones de conservación de documentos y ofreciendo una colaboración segura. Sus funcionalidades de edición, control de versiones y protección de documentos brindan transparencia y control sobre la documentación.
La capacidad de acceso remoto y la integración con herramientas como Microsoft Teams, Outlook, ERP y CRM son ventajas cruciales que facilitan el trabajo remoto y la sincronización de datos. DocuWare no solo simplifica la gestión documental, sino que también garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo, convirtiéndose en una herramienta esencial para empresas de todos los tamaños y sectores.
 

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