Un ERP puede suponer una “aventura” realmente dura y compleja para una compañía. De hecho, según un estudio realizado por Panorama Consulting en 2018, el 65 % de las empresas sufren interrupciones o una disminución del volumen de operaciones durante el proyecto que conlleva un nuevo sistema de gestión ERP.
Aunque este dato puede ser alarmante, debes saber que es posible evitar gran parte de estos problemas con planificación y precaución. En este artículo analizaremos cuáles son las principales razones del fracaso de la implementación de un sistema ERP. Pero no solo nos quedaremos ahí, sino que también vamos a proponer soluciones para adelantarse a dichos problemas con el objetivo de que sea todo un éxito.
Un proceso delicado que necesita implicación de toda la compañía
No cabe duda de que a largo plazo los beneficios de implementar un sistema ERP en una organización superan con creces a los problemas que pueden aparecer durante el proceso. La mejora del rendimiento de un negocio, la automatización de tareas, la mejora del flujo de trabajo y la comunicación o la optimización de la cadena de producción son solo algunos ejemplos de ello.
Un ERP puede hacer que una empresa aumente su competitividad en el mercado de forma considerable, ya que la integración de sistemas permitirá aumentar la productividad de cada uno de sus departamentos.
Sin embargo, el proceso de cambio que conlleva la implantación de un ERP es un trabajo duro que hay que realizar con mucho cuidado, ya que se trata de una operación delicada, en la que estamos tocando las tripas de nuestro negocio.
Contar con toda la organización, sus conocimientos y el apoyo necesario resulta fundamental. Será imprescindible una gestión del cambio progresiva y “digerible”.
¿Cuáles son los principales errores?
Como expertos en Sistemas de Gestión ERP, hemos visto a empresas de todo tipo cometer los mismos errores una y otra vez. El objetivo de este artículo es que no caigas en ellos, pues pueden provocar que la implementación de tu sistema ERP sea un fracaso. A continuación, repasamos los 7 pecados capitales que hay que evitar.
Falta de claridad en los requerimientos de la organización
Elegir el sistema ERP más adecuado a las necesidades de tu compañía es el primer paso para que este cambio de paradigma sea exitoso. Muchas organizaciones, cansadas de tener un sistema arcaico, poco productivo, con dispersión de la información y repleto de errores, deciden elegir precipitadamente uno de pocos software ERP que se les ofrece con tal de librarse de su sistema actual. Grave error.
En la actualidad, existen decenas de software ERP, cada uno con sus características y particularidades. Esto quiere decir que debemos estudiar en profundidad aquellas opciones que mejor se adapten a los requerimientos de nuestra organización. Si no hacemos esto, los problemas empezarán desde la implementación y continuarán durante su uso posterior.
La elección del software ERP es una decisión sumamente importante para una compañía. Es por ello por lo que se deberá realizar un listado muy detallado de todas nuestras necesidades, tanto presentes como futuras, así como las funciones extras que pueden ser útiles a medio/largo plazo. Una vez tengamos todo esto, será fundamental reunirse con los distintos proveedores para averiguar qué sistema ERP es el más adecuado. Para ello será vital usar herramientas (RFI / RFP) y metodologías avanzadas que aportan los consultores independientes y expertos en selección ERP.
Una mala planificación de la implementación arruinará el proceso
Supongamos que hemos hecho la elección correcta y que hemos encontrado el ERP perfecto para nuestra empresa. Es entonces cuando empieza el momento de planificar cómo y cuándo se producirá el cambio del sistema. Para ello, tendremos que iniciar un plan que implique a los principales actores de la empresa.
Es habitual querer correr más de la cuenta y precipitarse, sin ni siquiera tener un plan en el que se especifiquen todos los detalles y fases. Si esto sucede el fracaso está garantizado, pues es de esperar que surjan algunos problemas que nos impidan seguir avanzando. Si no tenemos un plan, lo normal es que nuestra producción se vea afectada, lo que puede llevarnos a tener graves problemas.
Realizar un buen análisis, conocer bien todos nuestros procesos, necesidades y estructura organizativa o adelantarse a los posibles problemas que pueden aparecer durante el proceso debe formar parte de nuestro plan de implementación.
La falta de liderazgo e implicación durante el proceso de cambio
Es el nivel directivo quién debe plantear un nuevo sistema ERP. El CEO de la empresa debe ser la cabeza visible del proceso, el líder que debe convencer y motivar a implementar este cambio que será beneficioso para todos. Sin la implicación de cada una de las personas que componen la compañía no será posible llevarlo a cabo.
Al CEO deben acompañarle los Directivos Departamentales, pues también son una pieza clave a la hora de llevarlo a cabo. Estos serán fundamentales durante todas las fases, desde la planificación hasta la puesta en marcha del ERP. La comunicación y la implicación de cada uno de ellos facilitarán el camino, mientras que, si estos se resisten al proceso de cambio, todo se dificultará.
Por último, pero no por ello menos importante, los empleados también deben estar implicados durante la implementación del ERP. Al final, serán ellos quienes trabajen día a día con el software, así que también deben estar involucrados durante la fase de implantación, ya que se trata de una tarea conjunta que necesita de todos los recursos de una empresa.
Poner en marcha el nuevo sistema ERP sin un entorno de pruebas
Existe un momento crítico que toda empresa debe vivir durante la implementación de un ERP: la puesta en marcha del nuevo sistema de gestión y el apagado total del sistema anterior. Poner el ERP en producción sin haberlo probado en profundidad en un entorno de prueba es una temeridad de las grandes, ya que la teoría suele diferir, en la mayoría de las ocasiones, de la práctica.
Grandes compañías como HP han tenido problemas muy sonados durante la migración de su sistema de gestión. Tras migrar cinco grupos de productos con total éxito, HP creyó que el sexto también iría bien y se desatendieron algunas pruebas anteriores. El resultado fue que hasta un 20 % de los pedidos sufrieron algún tipo de problema o retraso.
Lo que queremos contar con este ejemplo es que no hay que dejar nada a la suerte o pensar que todo irá como debería. Se deben realizar pruebas profundas, así como simulacros de procesos críticos, con volúmenes de datos similares a los reales y un entorno de pruebas lo más parecido posible al de producción. Gracias a esto podremos adelantarnos a los posibles problemas o estar más preparados para los imprevistos.
Una migración errónea de los datos puede desatar un auténtico caos
La migración de datos del sistema antiguo hacia el nuevo ERP es, sin duda, otro de los momentos más delicados. Si no tenemos cuidado en la transformación y limpieza de los datos, no solo podemos perder información muy valiosa, sino que también podemos perder mucho tiempo y desatar un auténtico caos.
En este proceso el entorno de pruebas vuelve a ser clave, pues aquí podremos ver los errores que pueden aparecer y, en consecuencia, subsanarlos de la mejor forma. También es importante este punto durante la elección de nuestro ERP. Deberemos elegir un software que nos ofrezca una buena compatibilidad con nuestro sistema actual, ya que, de lo contrario, la limpieza de datos nos puede llevar demasiado tiempo.
Falta de apoyo, personal y recursos técnicos
La puesta en marcha de un ERP requiere de altos conocimientos técnicos si quiere llevarse a cabo correctamente. Es habitual que algunas empresas no dispongan de una plantilla IT lo suficientemente cualificada para llevar a cabo el proceso. O formamos/contratamos el personal técnico que necesitamos, o nos apoyamos en un servicio externo que se encargue de llevar a cabo la migración. Si optamos por otra solución poco adecuada con tal de ahorrar en costes, podemos sufrir las consecuencias.
Es posible que los problemas aparezcan en la post- migración, por lo que también es importante contar con un soporte técnico que pueda atender a nuestras necesidades en esos momentos. Por otro lado, los usuarios también deben estar preparados para el momento de ejecutar el proyecto, siendo obligación de la empresa darles la formación y las herramientas adecuadas para que puedan trabajar con el nuevo ERP.
No elegir un sistema escalable y flexible
Elegir el ERP perfecto es una tarea que requiere de una visión actual, pero sobretodo de futuro. No son pocas las compañías que han sufrido las consecuencias de ser demasiado conservadoras o tener un presupuesto demasiado ajustado. Aquí es importante mirar mucho más allá con el objetivo de saber si el ERP será un sistema lo suficientemente potente para adaptarse al crecimiento de tu empresa, y si lo tiene, a su plan estratégico.
Por lo tanto, elegir un software ERP escalable, flexible y personalizable puede ser una buena idea, ya que de esta forma no tendremos que volver a cambiar nuestro sistema de gestión de aquí a unos años. También es importante ajustarse a la realidad para no adquirir un ERP demasiado grande y complejo para nuestra corporación, ya que, de lo contrario, el gasto puede dispararse sin necesidad.
Otros errores comunes durante la implantación de un ERP
- En los momentos de cambio es importante tomar decisiones a nivel de equipo y contar con el apoyo de la persona responsable. La toma de decisiones debe ser firme y clara, pues las decisiones ambiguas, tardías o de mala calidad pueden condenar a la empresa a una activación inadecuada de cualquier ERP.
- La resistencia al cambio puede ser un factor psicológico muy importante. Algunos empleados estarán totalmente dispuestos al cambio y otros se resistirán a él. Saber gestionar todos los escenarios será importante para que la transición sea más placentera y sencilla.
- Otro de los problemas más comunes es disponer de una financiación insuficiente. Recuerda: si estás realizando este cambio es porque tu organización lo necesita para seguir avanzando y mejorando sus prestaciones. Debemos verlo como una inversión a futuro y no como un gasto.
- Tener unas expectativas irreales o ser demasiado optimistas nos puede llevar directamente al fracaso. Lo mejor es ser pesimista, ya que así podremos estar preparados ante cualquier escenario. Incluso los procesos que parecen sencillos pueden sufrir errores, así que, si somos más pesimistas, siempre tendremos un plan de rescate.
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CONCLUSIÓN:
Estos son algunos de los principales errores de gestión que suelen ocurrir durante la implementación de un ERP. A pesar de que se trata de un procedimiento complejo, es totalmente necesario en aquellas empresas en las que el sistema de gestión ha alcanzado el fin de su vida útil.
Los beneficios de implementar el ERP adecuado están más que comprobados a medio/largo plazo, por lo que se trata de una decisión correcta.
El objetivo es planificar y organizar el proyecto con la envergadura que merece, sin miedo y con cabeza.
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Desde Software Selección ponemos a tu disposición nuestro conocimiento y experiencia para ayudarle a seleccionar el ERP más adecuado para tu empresa. Contarás con el apoyo de nuestros consultores independientes en todo momento y te acompañaremos en el proceso de implementación para que sea un éxito total.