¿Cómo han evolucionado los softwares de Control Horario? Algunas de las mejores soluciones (2024)

La evolución de los softwares de Control Horario y cómo debes implementarlos para sacarle el máximo partido.

Tener un control de la jornada de todos y cada uno de los trabajadores de la compañía puede resultar complicado. Pero no te preocupes, mediante la implementación de un software de control horario de empleados es posible.  

Podrás obtener un registro con un software especializado en ello y obtener cientos de beneficios para tu empresa.

“¿Cómo?” Te preguntarás.

A continuación te explicamos todo lo que debes saber: desde qué es un software de control horario a sus beneficios, su evolución y las mejores soluciones para implementarlo.

¿Te quedas a leer?

¿Qué es un software de control horario?

Empecemos por el principio. ¿Qué es un software de control horario?

Un software de control horario es un programa que, a través de un dispositivo electrónico como el móvil u ordenador, permite controlar y registrar automáticamente la jornada laboral de los empleados, desde el inicio de la jornada hasta el final.

Es una opción simple y sencilla de usar, dejando atrás otros sistemas como el uso de hojas impresas o documentos de Excel. Además, estos softwares de control horario son aptos para cualquier empresa, ya sea una PYME (empresa pequeña) o un gigante del sector con miles de trabajadores.

Si la empresa hace uso de una app para el control horario de sus empleados, logrará mantener un control de las horas trabajadas y gestionar de manera efectiva las asistencias, las ausencias, las vacaciones, las horas extra, etc.

Como habrás podido observar, la utilización de un software de control horario de trabajadores aporta muchísimas ventajas.

Beneficios de incorporar control horario 

Una vez explicado qué es un software de control horario, expondremos los múltiples beneficios que el uso de este aporta para una empresa.

• Se registran y gestionan las ausencias, las vacaciones, las horas extras, las asistencias, los retrasos, las compensaciones, incluso la geolocalización de los trabajadores. Gracias a este hecho, se nota una reducción del absentismo laboral y, además, las compensaciones correspondientes pueden realizarse correctamente.

• Una app de control horario es adaptable a todo tipo de empresas. Puede ser utilizada en una PYME con 10 trabajadores o en una empresa grande con 1.000 trabajadores. 

• Es posible hacer uso de aplicaciones para el control horario a través de diversos dispositivos como el móvil, ordenador y tablet. Esto hará que su uso pueda hacerse desde cualquier lugar y a cualquier hora.

• Las aplicaciones para el control horario de los empleados, también ofrecen la posibilidad de organizar y planificar el horario de los trabajadores.

• El uso de estos softwares de control horario de empleados presentan un uso y un registro muy sencillo y útil para la empresa. Además, al ser automatizado el proceso, el tiempo emprado en realizar el registro es inferior.

• Podrás generar informes, ver el registro de horas de cada trabajador en tiempo real y te permitirá saber la productividad de cada uno y las horas trabajadas.

• Ofrece una plantilla de control horario de los trabajadores y evita posibles errores y/o problemas al realizar el registro de horas trabajadas. A su vez, facilitará el recuento salarial y la gestión de nóminas.

• Ligado al punto anterior, el uso de un registro horario por un software especializado en ello, hará que los conflictos entre la empresa y empleados se reduzcan.

Cómo han evolucionado los softwares de control horario

Actualmente, los softwares de control horario han supuesto un gran avance para controlar la jornada laboral de cada trabajador. Atrás quedan algunos métodos utilizados antiguamente por las empresas como el conocido “reloj de fichar”.

A continuación te explicamos los diversos métodos de control horario que han ido apareciendo y evolucionando:

Nombre de software	Funcionamiento	Usabilidad actual
Reloj de fichar	El reloj imprime de forma automática en una tarjeta de cartón el inicio y el final de la jornada.	Ya no es usado en las empresas.
Llamada telefónica	Se realiza una llamada por parte del trabajador al inicio y final de la jornada.	Aún se hace uso pero está casi obsoleto.
Hoja física	El empleado firma el inicio y el final de la jornada en una hoja de papel.	Actualmente en muchísimas empresas.
Hoja de cálculo de Excel	Se apunta en una plantilla en Excel el inicio y final de la jornada de cada trabajador.	Actualmente, se hace uso de este método.
Introducción de código en un teclado	El empleado debe introducir un código o PIN en un dispositivo físico.	Se sigue usando en la actualidad.
Tarjeta de fichar	El trabajador pasa una tarjeta por un dispositivo físico.	Usado en diversas empresas.
Firma en dispositivo	Se realiza una firma en un dispositivo físico al inicio y final de la jornada.	Se sigue haciendo uso de este método de control horario.
Huella dactilar	Se realiza un reconocimiento a través de la huella dactilar del  empleado.	Es un método muy utilizado actualmente en empresas.
Lectura ocular	Reconocimiento a través de lectura ocular.	Este también se sigue usando actualmente.

*Tabla 1. Tabla comparativa de los diversos métodos de control horario.

Estos son algunos de los métodos de control horario de empleados más conocidos. Gracias a la tecnología, han ido evolucionando y ofreciendo más facilidades y beneficios. Aun así, actualmente muchas empresas desconocen el ​​Decreto Ley publicado por el Gobierno y la mayoría aún no presenta un método de control horario de trabajadores. 

Cómo escoger un software de control horario

Para saber escoger el mejor software de control horario para tu empresa, deberás basarte en:

• Sencillez y usabilidad. El software escogido debe ser sencillo de utilizar y, asimismo, los empleados deben poder realizar el fichaje fácilmente. La sencillez del software en su uso facilitará las gestiones y los fichajes y, asimismo, reducirá el tiempo empleado en ello.

• Precio. Se debe tener en cuenta el precio del software de control horario escogido, ya que según el dinero que estés dispuesto a invertir, las opciones o servicios aumentará o se reducirán. Algunos softwares presentan más ventajas y/o servicios al invertir un precio mayor, las utilidades gratuitas pueden ser muy limitadas.

• Creación de informes. Es importante que el software de control horario ofrezca la posibilidad de gestionar datos y crear distintos informes sobre el horario de los empleados, las vacaciones, las ausencias, las asistencias, las horas extras, etc.

• Funcionalidades. Ligado al punto anterior, el software deberá presentar las herramientas necesarias que permitan el buen control horario de los trabajadores y gestión de datos e informes. Así como un control de las nóminas y la productividad de los trabajadores.

• Adaptabilidad. Si tu empresa cuenta con teletrabajadores o, por ejemplo, comerciales, el software escogido deberá presentar la opción de poder fichar desde cualquier sitio a través de ordenadores, móviles, tablets…facilitando así el proceso a estos trabajadores.

Todas estas características se deberán tener en cuenta, ya que saber escoger bien hará que tu empresa obtenga múltiples beneficios.

Mejores soluciones para implementar el software

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Zucchetti HR Gestión del Tiempo

Zucchetti HR Gestión del Tiempo es la solución de control de presencia que te ayuda a automatizar los procesos de registro y control horario en tu empresa.

Este software se adapta a las necesidades de las empresas de cualquier tamaño, permitiéndote un control de presencia integrado, fiable y con una interfaz intuitiva.

A través de esta herramienta, las empresas pueden digitalizar el proceso de control de presencia, medir el rendimiento, cumplir la normativa y adaptarse a la gestión de plantillas híbridas con un sistema de control de presencia integral, tanto para los trabajadores presenciales como en remoto.

Funcionalidades

La solución Zucchetti HR gestión del tiempo tiene una amplia funcionalidad:

• Automatización del control horario: registra la entrada y salida de los empleados, monitoriza el registro de presencia de forma diaria, semanal, mensual y anual.  Controla las horas ordinarias y horas extra de forma automática, fiable, precisa y en formato digital.
• Gestión de compensaciones a empleados: realiza las compensaciones por las horas extra trabajadas a los empleados y monitoriza los datos eficazmente.
• Gestión integrada: esta solución te aporta un registro único de datos, independientemente de que los empleados trabajen en la oficina, desde casa o en  movilidad. Además se integra con el resto de herramientas de Zucchetti HR, la suite para la gestión integral de los RR.HH. de Zucchetti, desde la planificación del trabajo al Portal del Empleado y gestión de la formación de los trabajadores.
• Generación de informes: recibe notificaciones de anomalías y avisos en el registro de presencias. Gestiona el historial de datos de presencias y ausencias. Obtén informes web personalizados.
• Multiempresa: se adapta a entornos multi-empresa, con gestión integrada de los Recursos Humanos. Gestiona los registros de presencia de diferentes empresas con una sola herramienta, independientemente de los distintos acuerdos laborales.

Ventajas y beneficios

Esta solución reduce significativamente la carga de tareas administrativas en los Departamentos de Recursos Humanos. Optimiza la gestión del tiempo, facilita la supervisión de las horas trabajadas y obtén informes sobre el rendimiento del trabajo con Zucchetti HR Gestión del Tiempo:

• Flexible: la solución Zucchetti HR Gestión del tiempo se adapta a la forma organizativa de tu empresa.
• Modular: el software tiene una estructura modular, que te permite implementar sólo lo que necesitas. Control de presencia, planificación semanal, hoja de control horario, etc.
• Fácil de usar: aprovecha su interfaz intuitiva y fácil de utilizar.
• Inteligente: este software te aporta una solución para cada problema relacionado con la gestión del workflow de horas trabajadas.
• Accesible: accede a la información desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet, ordenador…). Se puede entrar a través de la intranet de la empresa o desde Internet. Además, podrás acceder a la solución a través de la app móvil ZClocking.
• Datos en tiempo real: accede a los datos digitalmente en tiempo real, llevando así una monitorización más eficaz.
• Seguro: cumple con la normativa de protección de datos y la norma del control de horas trabajadas. Define los permisos de cada usuario, el tipo de acceso e idioma.

Metodología de implantación y equipo de consultoría

La solución Zucchetti HR Gestión del Tiempo facilita el proceso de migración y parametrización, con implantaciones ágiles y flexibles. Se puede instalar el software en su modalidad on-premise o bien utilizar la solución cloud.

Contarás en todo momento con la ayuda de un equipo profesional de consultoría y soporte que te asesorará en cada una de las fases de implementación del software.

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Nubhora

Descripción y características.

Nubhora es la solución integral y colaborativa para la gestión del tiempo que permite optimizar y automatizar el control horario y la gestión de presencia, en una única plataforma integrable con cualquier otra solución como, por ejemplo, softwares de RR.HH., de gestión ERP & CRM y de nóminas.

Nubhora permite la gestión de diferentes aspectos, como el fichaje y control horario, la organización de turnos, la gestión de vacaciones, permisos y ausencias o la gestión del absentismo, entre muchas otras. Todo ello, gracias a su sistema colaborativo entre empleado y responsable.

Funcionalidades clave:

Estas son algunas de las funcionalidades que ofrece Nubhora:

• Fichaje y Control horario: Nubhora permite registrar la jornada laboral de los empleados desde el lugar donde trabajen y desde cualquier dispositivo. Cumpliendo con la normativa legal vigente.

• Portal del empleado: Permite una visión global y centralizada tanto para el trabajador como para el responsable, creando un canal de comunicación directa y dinamizando los procesos de RR.HH.

• Organizador de turnos: Se pueden organizar y planificar los turnos de manera eficiente, sin importar su tipología (fijo, variable, flotantes e incluso flexibles), tanto por centros de trabajo, departamentos y equipos.

• Gestión de vacaciones, permisos y ausencias: Los empleados podrán solicitar, desde cualquier dispositivo, las vacaciones, permisos y ausencias. De esta forma se libera gran parte de este trabajo para el departamento de RR.HH.

• Flexibilidad horaria y bolsa de horas: Nubhora permite mantener un control de las horas extraordinarias de los trabajadores, diferenciando entre horas reales, horas extraordinarias, horas compensadas y el saldo total de cada empleado.

• Alertas y comunicación interna: Se pueden crear alertas, ya sea a través de notificaciones push en la App de Nubhora o mediante correos electrónicos.

• Gestión del absentismo: Con este módulo se puede tener una visión global del estado del absentismo en las empresas. Nubhora ofrece un informe completo de bajas, altas y ausencias para mostrar, de manera intuitiva, el absentismo real.

• Informes y estadísticas: Nubhora ofrece una optimización en la toma de decisiones con la obtención de datos, mediante informes KPI y un Business Intelligence integrado.

• Integraciones y API’s: El software de Nubhora es 100% integrable con otras soluciones, permitiendo una automatización completa, a través del intercambio de ficheros o con la propia API Rest de Nubhora.

Ventajas y beneficios.

Nubhora ofrece una serie de ventajas y beneficios tanto para el empleado como para los responsables de RR.HH.

• Teletrabajo y flexibilidad laboral.
• Ahorrar hasta un 75% en el tiempo de gestión.
• Cumplimiento de la normativa vigente.
• Reducir el absentismo laboral y las horas extras.
• Acceso a información en tiempo real.
• Mejorar la comunicación interna de la empresa.
• Integración con los softwares de RR.HH. y ERP & CRM.
• Adaptable a entornos cambiantes.
• Solución cloud segura 24/7.

Metodología implantación y Equipo Consultoría

Con más de 1.800 clientes diarios, Nubhora dispone de una amplia red consolidada de centros de servicios, distribuidos por todo el territorio español y en varios países de la UE. Gracias a esta red, las empresas tienen un acceso rápido a servicios de asistencia relacionados con Nubhora.

En este sentido, Nubhora emplea una metodología Agile y propia basada en la comunicación continua con las empresas para poder, conjuntamente, definir los pasos que a seguir en cada momento y ser capaces de detectar sus necesidades, integrarlas y mejorar los circuitos internos que intervendrán en la implementación.

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netTime

Descripción y características

El software de Control Horario netTime de Grupo SPEC es un software de última tecnología, rápido e intuitivo, eficaz para controlar las horas y asistencia laboral de tus empleados.

Combina fiabilidad y tecnología unidas al terminal de control horario y accesos, diseñado y desarrollado íntegramente por Grupo SPEC, que sirve para llevar un registro de la jornada laboral, asistencia y  horas trabajadas de los empleados.

Este software de control horario asigna a cada trabajador una serie de parámetros configurables por el administrador.

netTime dispone de pantallas de uso intuitivo con una interfaz sencilla. El control se puede realizar de distintas formas, con dispositivos de huella dactilar, tarjetas, bluetooth móvil e incluso lectura facial.

Realiza cálculos  instantáneos y los resultados de los registros siempre están actualizados.

Funcionalidades

El control de acceso es una de las funcionalidades clave de netTime, pues es capaz de verificar que las personas que solicitan acceso a una zona estén autorizadas. Sus tres funciones básicas son:

• Autenticación: identificar las personas que requieren acceso mediante tecnología de lectores biométricos, contraseñas, tarjetas, etc.
• Autorización: respuesta obtenida tras la autenticación. Está condicionada a la comprobación de horarios, permisos y zonas para determinar si se concede o no el acceso.
• Trazabilidad: con el fin de garantizar la seguridad de los trabajadores en las instalaciones, es fundamental la localización en tiempo real y el informe de análisis de accesos.

Grupo SPEC ofrece el terminal idSense con nuevas funcionalidades y aplicaciones:

Funcionalidades idSense	Ventajas
Conectividad red Ethernet- Opcional Wifi	Variedad de conectividad
Cable de alimentación interna de serie- POE-Ethernet	Alternativas en alimentación
Sensor óptico- Lector de huellas	Verificación rápida y fiable
Microcámara incorporada	Confirmación de la identidad del empleado
Interfaz personalizada	Diseño corporativo
Aplicación idSkin	Personalización de funcionalidades y aplicaciones
Capacidad de tarjeta S	Hasta 50.000 tarjetas
Capacidad Offline	Hasta 150000 altas y 6000 marcajes

Ventajas y beneficios 

Las principales ventajas que ofrece idSense son:

• La instalación de idSense es más sencilla gracias a la variedad de conectividad vía WIFI o ethernet y las alternativas que ofrece en la alimentación, como POE o batería. 
• Opción de incluir una micro-cámara incorporada que se activa cuando ficha un empleado para confirmar su identidad, es una opción muy interesante.

Las principales ventajas de netTime son:

• Integración con los módulos de control de accesos, visitas, control de contratas, parking, etc.
• Los resultados siempre se encuentran actualizados, lo que facilita enormemente la toma de decisiones de los responsables.

Metodología implantación y servicio Consultoría

Grupo SPEC cuenta con un departamento de consultoría formado por profesionales especializados, que analizan las necesidades  y los recursos de que dispone cada empresa, para poder ofrecer soluciones adaptadas. 

SPEC cuenta con técnicos instaladores, así como consultores, expertos en configurar y ajustar el software.

No podíamos acabar este artículo sin mencionar uno de los protagonistas del software netTime, que es su portal del empleado. A través de este portal todos los empleados pueden acceder e interactuar con toda la información del sistema de control horario netTime.

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Altai ClockIn

Descripción y Características

Es una aplicación de registro horario con app móvil para Android y para iOS, permitiendo registrar la ubicación. También está desarrollada en versión web para aquellos sectores en los que los trabajadores no se encuentren en movilidad.

Los fichajes horarios de los trabajadores se quedan registrados de forma segura durante los 4 años que exige la ley en servidores con backup automático. De esta manera, el administrador, papel que desempeña la empresa, y el empleado, pueden consultar los registros de cualquier periodo en que el usuario esté dado de alta para la llevanza del control horario.

Funcionalidades

• El trabajador puede incorporar documentos, por ejemplo, los partes de baja de ILT.
• Portal del Empleado. Esta funcionalidad permite solicitar vacaciones, solicitar o aprobar gastos, enviar notificaciones y justificantes de ausencias, y cualquier gestión relacionada con los empleados favoreciendo la eficiencia del departamento de RRHH y de administración.
• Cada empresa parametrizará la aplicación definiendo los conceptos por los que realizar el cómputo de horas efectiva como reuniones, viajes, ausencias, etc. 
• Permite asignar al trabajador distintos proyectos o lugares de ejecución del trabajo (Centros comerciales, Fincas, Oficinas, etc.)
• Permite la supervisión de los registros de jornada por los responsables del proyecto o del lugar de trabajo.
• Se pueden establecer plantillas genéricas de horario de trabajo.
• Tiene un tratamiento específico para los trabajadores que trabajan con turnos de mañana, tarde y noche.
• Contempla el horario flexible para el cálculo de las horas extra.
• Utiliza distintas parametrizaciones para el cálculo de las horas extra realizadas por el trabajador.
• Genera un Resumen detallado por empresa y por cada uno de sus trabajadores

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Ventajas y beneficios

• Los informes generados con la aplicación son válidos ante la Inspección de Trabajo.
• Dispone de una versión gratuita que permite acceder a la aplicación durante un mes con hasta 3 trabajadores. La opción de pago es muy competitiva, ya que el precio por empleado es de tan sólo 0.86€
• Acceso en tiempo real a toda la información en una única base de datos.
• La empresa puede personalizar los conceptos de registro.
• Ante cualquier error en el registro de horas, los datos se pueden modificar dejando rastro en la aplicación de ese cambio.
• Es compatible con otros sistemas de marcaje con tarjeta, huella, biométricos, etc.
• La integración con el programa laboral de ALTAI permite vincular los registros horarios para el correcto cálculo de las nóminas. La información de los fichajes también se puede descargar en un excel para importar la información.
• Las copias de seguridad son automáticas, garantizando la custodia de los registros realizados y permitiendo así el acceso a los mismos durante los cuatro años que obliga la ley.
• Facilidades de pago: mediante pasarela de pago se contrata el servicio de forma mensual o anual, ésta última con un descuento de un mes.
• La versión gratuita permite acceder a la aplicación durante un mes con hasta 3 trabajadores.

Metodología Implantación y Equipo de Consultoría

La aplicación ALTAI ClockIn no requiere ninguna instalación, tan sólo será necesario disponer de un dispositivo con conexión a internet. Empezar a utilizar esta solución de registro horario es muy sencillo, ya que la configuración se realiza de forma rápida e intuitiva desde cada área: administrador y empleado. Un archivo excel con los datos de los empleados bastará para importar la información a ALTAI ClockIn.   

Además, desde la misma aplicación se puede acceder a vídeos tutoriales de ayuda.

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timenet

Descripción y características

timenet es una aplicación de control horario que le permite gestionar de una forma fácil y económica el registro de la jornada laboral.

Es 100% online, no requiere instalar ningún tipo de software, tampoco necesita descargar ninguna app para funcionar desde teléfonos móviles.

Puede registrar los marcajes de los empleados desde múltiples dispositivos: ordenadores, tabletas, smartphones, equipos de control de presencia con lector de tarjeta, identificación por huella dactilar, reconocimiento facial u otros datos biométricos.

Además del módulo de control horario, timenetdispone de otros módulos como son la gestión de proyectos, el control de accesos y el módulo de gestión de tickets (helpdesk)

Actualmente más de 2.500 empresas en toda España utilizan a diario timenet.

Funcionalidades

Estas son algunas de las funcionalidades del módulo de registro de la jornada laboral de timenet.

• Control horario en un panel de control  centralizado.
• Panel del trabajador si la empresa lo autoriza.
• Gestión de calendarios fácil e intuitiva.
• Permite definir cualquier tipos de jornada laboral y horarios.
• Gestiona automáticamente los marcajes según la zona horaria.
• Le permite crear grupos de trabajadores para simplificar la gestión.
• Admite turnos de trabajo con inicio y final en diferentes días naturales.
• Incluye la gestión de vacaciones.
• Puede asociar convenios colectivos para facilitar el cumplimiento con la normativa vigente.
• Geolocalización de los marcajes.
• Seguimiento e información a tiempo real.
• Notificaciones automáticas para detectar errores en los marcajes.
• Mensajería interna entre empresa y trabajador.
• Puede definir múltiples puntos de marcaje.
• Puede fichar de múltiples formas.
• Le ayuda a controlar las horas extras y las pendientes de realizar.
• Facilita el control de permisos laborales, pausas en el trabajo  y las ausencias.
• Incluye un registro para recoger las incidencias que se produzcan en los marcajes.
• Le permite exportar datos a diferentes formatos.
• Puede anexar documentación de cada trabajador como nóminas, contratos, justificantes o cualquier otro documento.
• Genera el registro de la jornada laboral según la normativa actual.

Ventajas y beneficios

En otras palabras timenet ofrece muchísimas ventajas para cualquier empresas, pero podemos destacar:

• Es extremadamente fácil de utilizar tanto para la empresa como para los trabajadores.
• Es económico, tan solo 1 € al mes por trabajador y sin compromiso de permanencia.
• Es fiable y se adapta a cualquier sector, actualmente lo utilizan más de 2.500 empresas en toda España.
• Ofrece garantía de satisfacción total por lo que si no le gusta, le devuelven su dinero.
• Su puesta en marcha y el manejo diario es muy rápido, ya que pese a disponer de numerosas funcionalidades, solo se configuran las opciones que se van a utilizar.
• No requiere instalar ningún software ni descargar ninguna app para utilizarse desde dispositivos móviles.
• Se conecta directamente con los terminales de control de presencia, sin necesidad de controladores ni de aplicaciones intermedias que gestionen la comunicación.
• Además dispone de módulos adicionales, como el control de accesos, gestión de proyectos y gestión de tickets (helpdesk)
• Ofrece soporte técnico telefónico a través del teléfono gratuito 872 987 290.
• La ayuda para la formación y la configuración inicial sin duda está incluida y no supone ningún coste adicional.

Metodología de implantación y equipo de consultoría

En timenet todo es fácil. Se empieza con una demostración personalizada en la que un técnico le mostrará como la aplicación se adapta a sus necesidades.

Una vez contratado, si usted lo necesita, el equipo de soporte técnico le ayuda con la configuración de la aplicación y la formación que necesite.

El servicio incluye las actualizaciones, consultas y soporte técnico. Puede acceder a dicho soporte por correo electrónico, también desde la propia aplicación y por teléfono.

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Los métodos para controlar el horario de los trabajadores van evolucionando y presentan más facilidades. Los softwares de control horario son una buena opción para cualquier empresa, ya que permiten controlar la puntualidad y absentismo de los empleados y, a su vez, permiten gestionar informes o datos de manera automatizada, ahorrando así tiempo.
A través de toda la información que has adquirido leyendo este artículo, podrás saber qué es un software de control horario, sus beneficios y cómo escoger el que mejor se adapte a tu empresa. 

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